Kaj Seeste
Keskustelu monitoimilaitteista siirtyy nykyään yhä useammin laitteista prosessien tehostamiseen ja työnkulkuihin. Se on hyvä niin, koska ne ovat tärkeitä. Hyvä MPS-toimittaja pyrkii optimoimaan asiakkaansa dokumentteihin liittyviä työnkulkuja ja tehostamaan prosesseja. Monitoimilaitteet ovat kuitenkin tässä ratkaisevassa roolissa. Itse asiassa ne ovat välttämättömiä, jotta paperisia dokumentteja voidaan ylipäätään muuttaa digitaalisiksi ja automatisoida työnkulkuja. Näillä keinoin työntekijöitä helpotetaan olemaan tuottavia.
Jos haluat laitteita, joiden käyttötarkoitus on muukin kuin paperin ulos sylkeminen, mitä sinun pitää silloin etsiä? Voit ottaa avuksesi oheisen Buyers Laboratory LLC:n tekemän arviointikriteeristön.
1. Skannausteho
Syy, miksi digilaitteet ja digitaaliset työnkulut kulkevat käsi kädessä on skannaus – reitti tehokkaampiin työnkulkuihin. Skannaus on tärkein elementti toimistojen paperipohjaisten prosessien työnkuluissa.
Muista nämä:
- Parhaan skannausratkaisun alusta/käyttöjärjestelmä on yksinkertainen ja nopea käyttää. Se tukee monia tiedostomuotoja.
- Laite säilyttää skannausnopeudet eri tiloissa, kuten kaksipuoleisia sivuja tai väridokumentteja skannattaessa.
- Tarjoaako laite mahdollisuuden yhden kosketuksen skannaukseen joihinkin ennalta määritettyihin paikkoihin?
2. Luotettavuus ilman tekosyitä
Jos liiketoimintaprosessit ja asiakaspalvelu ovat riippuvaisia dokumenteista, laitteen toimimattomuus ei ole vaihtoehto edes hetkellisesti. Työntekijät haluavat voivansa luottaa siihen, että laite toimii silloin kun sitä eniten tarvitsee.
Muista nämä:
- Kiinnitä huomiota laitteen käyttöaikoihin, kun arvioit sen luotettavuutta.
- Huomioi nopeudet tulostettaessa ja kopioitaessa kaksipuoleisia dokumentteja. Nämä vaihtoehdot säästävät paperia ja pienentävät kustannuksia, mutta ne eivät saa hidastaa prosessejasi.
3. Kestävä kehitys
Kunnollisilla laitteilla ja niiden hyvillä ominaisuuksilla monitoimilaitteet voivat edistää yrityksesi kestävän kehityksen tavoitteita. Panosta laitteisiin, jotka automaattisesti pyrkivät säästämään väriä. Tarkista myös, voiko laitteella tulostaa useita sivuja yhdelle arkille.
4. Käytettävyys ja tuottavuus
Onko kaikissa monitoimilaitteissa sama käyttöjärjestelmä? Tämä helpottaa ja nopeuttaa käyttäjien arkea, kun useita laitteita käytettäessä ei tarvitse opetella erikseen monen erilaisen laitteen käyttöohjeita.
5. Työpöytänäkymä
Joka kerta, kun sinun pitää lopettaa yhden asian tekeminen tarkistaaksesi toinen juttu, se hidastaa sinua. Esimerkiksi kuinka usein käyttäjien täytyy manuaalisesti tarkistaa, onko laitteessa väriä tai paperia ennen tulostustyön lähettämistä laitteelle? Tai kuinka paljon viivettä tulee siitä, että käyttäjä ensin tarkistaa kuinka monta työtä laitteella on jonossa ennen heidän työtään, jotta voi päättää työn tulostamisesta toiselle laitteelle deadlinen pakosta?
Entä jos monitoimilaitteen toimittaja toimittaisi samalla käyttäjille työpöytänäkymän laitteen tiedoista? Käyttäjät voisivat omalta työpisteeltään tarkistaa, onko laitteella väriä ja paperia.
Muista tämä:
- Proaktiivinen viestintä käyttäjien kanssa. Laitteelta ihmiselle –viestinnällä on merkitystä silloin, kun käyttäjän täytyy tietää yksityiskohtia omista tulostustöistään. Jos laite tekee aloitteen, vielä parempi! Tarkista viestintäominaisuuksista seuraavat:
6. Onko animoitua grafiikkaa, joka helpottaa käyttäjän toimia?
Jos laitteesta löytyy tämä ominaisuus, se varmistaa että useammat ihmiset voivat käyttää laitetta ilman viiveitä tai keskeytyksiä. Jos laitteella ilmenee joku tilanne, esimerkiksi yllättävä paperin loppuminen, laite ilmoittaa heti missä vika on ja miten se korjataan. Visuaaliset ohjeet auttavat myös kokemattomampaa laitteen käyttäjää ongelman ratkaisussa.
7. Ilmoittaako laite käyttäjälle, kun jokin työ on valmis?
Tämä säästää lukemattomia turhia reissuja työpisteeltä laitteelle tulostumattoman työn perässä.
8. Pidä työt vauhdissa
Kellepä ei olisi käynyt niin, että huomaat oman tulostustyösi roikkuvan jonossa? Tuottavuushan siinä kärsii, kun joudut odottamaan kenties sellaisen työn perässä, joka ei koskaan tulostukaan? ”Print around” –ominaisuus tarkoittaa, että ongelmalliset tulosteet siirtyvät koneen muistiin siksi aikaa, kun muut työt tulostuvat. Tämä varmistaa, ettei turhia tulostuskatkoja pääse syntymään.
9. Tulostusmahdollisuus vierailijoille tai etätyötä tekeville
Varmista, että laitteelta on mahdollisuus tulostaa helposti, vaikkei olisikaan kyseisen laitteen vakiokäyttäjä. Tyypillisesti esimerkiksi myyntiedustajien tai huoltomiesten olisi tarve saada paperiset dokumentit digitaalisiin työnkulkuihin, vaikka he eivät päiviään toimistolla vietäkään. Oikeanlaisilla ajureilla tämä onnistuu helposti.
10. Räätälöidyt dokumenttien työnkulut
Sen lisäksi, että monitoimilaite mahdollistaa paperin muuttamisen digitaaliseksi, se voi myös tehostaa prosesseja. Laite, jossa on laajennettavissa oleva käyttöjärjestelmä mahdollistaa muokattavat integraatiot muihin bisnesratkaisuihin. Monipuolinen ja tehokas käyttöjärjestelmä tekee IT-osastosi ja MPS-palveluntuottajasi työstä tehokkaampaa, koska älykkäiden työnkulkujen tekeminen on mahdollista. Siten voit ohjata valikoidut dokumentit suoraan bisnesprosessiesi päätepisteisiin ilman ylimääräisiä, manuaalisia työvaiheita. Lopputulemana on suurempi työteho, nopeampi toiminta, parempi tietoturva sekä rahalliset säästöt.
Voiko nämä kaikki löytää samasta laitteesta?
Seuraava kysymys onkin, että onko nämä kaikki ominaisuudet edes mahdollista löytää samasta paketista? Me tiedämme, että on. Mikäli vielä etsit sopivaa MPS-toimittajaa avuksesi, lataa ohesta tarkistuslistamme.
