Moikka,
Asiakirjat ovat keskeisiä organisaation toiminnalle. Niihin kertyy tietoa, niillä jaetaan tietoa. Niitä luodaan, kopioidaan, skannataan, editoidaan. Niitä tallennetaan, etsitään, lähetetään, vastaanotetaan, tulostetaan. Asiakirjoilla luodaan mielikuvia. Iso osa tietotyöläisen työajasta kuluu asiakirjojen kanssa, tunteja päivässä.
Tavassa käsitellä asiakirjoja näkyy myös tekijänsä kädenjälki. Sekä hyvässä että pahassa. Laadukkaat asiakirjat tuovat organisaatiolle kilpailuetua. Huolimaton suhtautuminen altistaa organisaation turhille riskeille.
Document Housen missio on tuoda älyä asiakirjoihin sen elinkaaren eri vaiheissa.
Ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella, niin käydään teidän tilannetta läpi.
ps. erityisen tärkeätä on varmistaa, että asiakirjan elinkaari lähtee heti alusta alkaen oikealle polulle - myöhemmässä vaiheessa alun virheitä on vaikea korjata.
Kopioiminen vanhoista asiakirjoista uuden asiakirjan luomiseksi voi tuntua suurelta ajansäästöltä, mutta on tärkeää olla tietoinen siihen liittyvistä riskeistä.
Tässä on 3 suurinta riskiä vanhojen asiakirjojen kopioimisesta uusien asiakirjojen pohjaksi:
1. Tietoturvariskien mahdollisuus: Kun kopioit vanhan asiakirjan, luot digitaalisen jäljen, joka sisältää samat metatiedot kuin alkuperäinen asiakirja. Tämä voi jättää jälkiä organisaation arkaluonteisista tiedoista. Jos esimerkiksi työntekijä vie omia luomiaan asiakirjoja mukanaan vaihtaessaan työpaikkaa, pelkkä toisen yrityksen nimi metatiedoissa voi aiheuttaa hämmennystä. Asiakirjan mukana kopioituvat metatiedot voivat olla haitallisia verkkojärjestelmässä ja pahimmassa tapauksessa johtaa tietojen väärinkäyttöön ja tietoturvariskeihin.
2. Tekniset haasteet: Vanhan asiakirjan kopioiminen saattaa johtaa muotoilun muutoksiin, mikä puolestaan voi sekoittaa lukijaa tai muokkaajaa, jos alkuperäinen asiakirja ei ole tuttu. Lisäksi uuteen asiakirjaan ei välttämättä päivity upotettua mediaa, kuvia tai linkkejä. Se voi aiheuttaa virheitä tai puutteita asiakirjassa.
3. Tietojen menetyksen riski: Kun teet kopion vanhasta asiakirjasta, on mahdollista, että jotkin keskeiset tiedot tai yksityiskohdat voivat kadota. Tämä johtuu siitä, että kaikki teksti tai muotoilu eivät välttämättä siirry täysin uuteen asiakirjaan. Näin ollen alkuperäisen asiakirjan tärkeät tiedot tai projektin yksityiskohdat saattavat hävitä.
Vanhan asiakirjan kopioiminen voi siis ensin tuntua hyvältä vaihtoehdolta, mutta on tärkeää tunnistaa kaikki kopioimisen riskit. Nykyisin monissa yrityksissä on käytössä erilaisia auditointiprosesseja, joiden avulla pyritään varmistamaan mahdollisimman tarkat ja tietoturvalliset asiakirjat.
***
Kameleon parantaa organisaation asiakirjojen yhtenäisyyttä, helpottaa sisällön hallintaa ja jakelua sekä säästää paljon aikaa, joka tarvitaan asiakirjojen luomiseen.
Jos haluat saada lisätietoja, ota meihin yhteyttä nähdäksesi Kameleonin toiminnassa.
1 min luettu
Kameleon : 12.4.2023 20:57:04
Asiakirjojen kirjoittaminen on tärkeä osa päivittäistä liiketoimintaa. Se auttaa organisaatioita luomaan, hallitsemaan, tallentamaan ja käyttämään...
1 min luettu
Kameleon : 12.4.2023 20:56:58
Asiakirjapohjat ovat yhä tärkeämmässä roolissa, koska ne auttavat automatisoimaan ja virtaviivaistamaan yrityksen prosesseja. Käytössä olevien...
Kameleon : 12.4.2023 20:56:21
Asiakirjamallit tarjoavat parempaa rakennetta, johdonmukaisuutta ja selkeyttä päivittäiseen työskentelyysi. Vastaavasti asiakirjamallien käyttämättä...
Kameleon