Skip to the main content.

kameleon-symbol

OTA YHTEYTTÄ

Moikka,

Asiakirjat ovat keskeisiä organisaation toiminnalle. Niihin kertyy tietoa, niillä jaetaan tietoa. Niitä luodaan, kopioidaan, skannataan, editoidaan. Niitä tallennetaan, etsitään, lähetetään, vastaanotetaan, tulostetaan. Asiakirjoilla luodaan mielikuvia. Iso osa tietotyöläisen työajasta kuluu asiakirjojen kanssa, tunteja päivässä.

Tavassa käsitellä asiakirjoja näkyy myös tekijänsä kädenjälki. Sekä hyvässä että pahassa. Laadukkaat asiakirjat tuovat organisaatiolle kilpailuetua. Huolimaton suhtautuminen altistaa organisaation turhille riskeille.

Document Housen missio on tuoda älyä asiakirjoihin sen elinkaaren eri vaiheissa. 

Ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella, niin käydään teidän tilannetta läpi. 

ps. erityisen tärkeätä on varmistaa, että asiakirjan elinkaari lähtee heti alusta alkaen oikealle polulle - myöhemmässä vaiheessa alun virheitä on vaikea korjata.

Ideation Brainstorming Tips Infographic Graph-6

1 min read

Mistä lisää aikaa johtajalle?

Mistä lisää aikaa johtajalle?

Meillä kaikilla on päivässä samat 24 tuntia, joista tavallisesti vietämme töissä suurin piirtein 8 tuntia. Onko kellään muulla tunnetta, että läheskään aina nuo 8 tuntia eivät millään riitä? On paljon tehtäviä, jotka on pakko tehdä ja niiden lisäksi iso liuta asioita, jotka olisi kiva saada tehtyä. Ajanhallinta on minulle ehkä ikuisesti sellainen kehityskohde, joka ei ainakaan itsestään korjaannu. Olen yrittänyt sitä perinteisten to do –listojen avulla, aikatauluttanut sähköpostien lukemista ja niihin vastaamista sekä kokeillut 10 minuutin taktiikkaa.

Kaikkihan noista toimivat jossain määrin. Niiden avulla hoidan ajoissa tärkeisiin tilaisuuksiin ilmoittautumisen, en unohda vastata sähköpostiin ja muistan monta muutakin asiaa. Kokonaisuuden hallintaa nämäkään keinot eivät ole ratkaisseet.

 

Uusin löytöni, The 5 Choices – The Path to Extraordinary Productivity (kirjoittajina Kory Kogon, Adam Merrill ja Leena Rinne), paljasti minulle toistaiseksi toimivimman taktiikan ajansäästöön. Taktiikka toimii näin: ”keskity tärkeimpään, unohda tulipalot.” Alkuun tämä kuulosti omiin korviini liian radikaalilta. Välttelin tätä viikon, pari kituuttaen edelleen ”todoilla”, muistutuksilla sun muilla. Sitten totesin, ettei kokeilemalla mitään menetä ja nyt olen tyytyväinen ajansäästäjä! Aika ei varsinaisesti ehdi jäädä korkoa kasvamaan, mutta lopputuloksena kuitenkin ehdin tehdä päivässä enemmän asioita. Ja miksi? 

 

 

Ajankäyttö on investointi

Ajankäyttö on investointi siinä missä rahankäyttö. Siksi siihen on syytä suhtautua samoilla odotuksilla: mistä ROI muodostuu ja milloin? Ei ainakaan tulipalojen sammuttamisesta, ja sen takia kokonaisuus täytyy ottaa huomioon kaikissa valinnoissa.

 

Jos tulipalo on todella tärkeä, se tulee hoidettua tärkeisiin asioihin keskittymällä. Olen huomannut, että tulipaloja sammuttamalla ”pikkujutuista” kasvaa isompia, aikaa vieviä katastrofeja, jotka eivät kuitenkaan edistä ydinbisnestä. Työtunnit vain kuluvat eikä ROI:ta ole odotettavissa.

Miten sitten voit keskittyä tärkeimpään? Panostamalla seuraaviin asioihin:

  • päätöksenteko (nykyään täytyy jatkuvasti tehdä päätöksiä niin isoista kuin pienistä asioista ja nopeasti)
  • huomiointikyky ja se, mille asioille annat huomiosi
  • oma energian hallintasi ja jaksamisesi.

Oheinen kaavio havainnollistaa yhdellä kuvalla, miten voit ottaa nämä kolme asiaa kerralla huomioon omassa tekemisessäsi.

 

ajanhallinta, Covey, time management

 

Määrittele ensin, mitkä ovat sinulle tärkeitä asioita (niin työssä kuin muutenkin elämässä). Tämä helpottaa myöhemmin päätöksentekoa tärkeiden ja vähemmän tärkeiden asioiden välillä. Panostamalla Q2:een sinun on mahdollista saavuttaa omat tavoitteesi.

 

Kaikki muut Q:t vievät aikaasi ja keskittymistäsi pois Q2:sta, mutta osa niistäkin on hoidettava. Tarvitset yhden listatyökalun avuksi, jotta voit keskittyä siihen mihin pitää.

 

Master task listalle kirjaat asiat, jotka olet päättänyt tekeväsi, mutta et heti. Näin ne eivät kuormita mieltäsi ja vie kapasiteettiasi pois tärkeämmistä tehtävistä. Päivitä lista jokaisen päivän päätteeksi, jotta voit aloittaa seuraavan yhtä tuottavasti puhtaalta pöydältä. Mieti, mihin Q-lokeroon mikäkin asia kuuluu, ja hoide ne sen mukaisesti.

 

Käytä joka päivä 10 minuuttia ja joka viikko 30 minuuttia Q2:n suunnitteluun, ja huomaat pian saavasi enemmän aikaiseksi joka päivä ja joka viikko. Aikaa suunnittelulle voit nipistää vaikkapa ohjaamalla palveluntuottajiasi tehokkaammin.

LUE LISÄÄ PALVELUNTUOTTAJIEN HALLINNASTA

Tunnetko asiakirjanhallinnan ekosysteemin ja sen roolit?

Tunnetko asiakirjanhallinnan ekosysteemin ja sen roolit?

Asiakirjanhallinnan ekosysteemi on laaja ja monimutkainen, ja siihen kuuluu lukematon määrä työkaluja, jotka on suunniteltu helpottamaan asiakirjojen...

Read More
Asiakirjojen hallintaa vai ajanhukkaa?

Asiakirjojen hallintaa vai ajanhukkaa?

Nykyisessä hektisessä työympäristössä aika on usein arvokkain resurssimme. Silti monet organisaatiot tuhlaavat sitä tiedostamattaan tehottomaan...

Read More
Haasteita asiakirjanhallinnassa? Aika tutustua Kameleoniin tarkemmin

Haasteita asiakirjanhallinnassa? Aika tutustua Kameleoniin tarkemmin

Asiakirjat ovat yrityksen sydän ja sielu. Asiakirjamallit ovat yhä tärkeämmässä roolissa, koska ne auttavat automatisoimaan ja virtaviivaistamaan...

Read More