Puustelli Group Oy ottaa käyttöön Kameleonin

Puustelli ottaa käyttöön Kameleonin, joka tuo arkeen helppoutta ja selkeät toimintamallit asiakirjojen hallintaan

Puustelli on Suomen suositelluin keittiöiden, kylpyhuoneiden ja kodin säilytysratkaisujen valmistaja. Puustelli vastaa keittiöiden kokonaistoimituksesta, eli valmistaa, toimittaa ja asentaa keittiöt. Ammattiasiakkaita, kuten rakennusliikkeitä ja taloteollisuutta palvelee Puustellin projektimyynti. 

Tavoitteena tehokkaampi ja mielekkäämpi työnteko

Puustellin projektimyynnissä työskentelee noin 60 ammattilaista, jotka käsittelevät työssään päivittäin tarjouksia, sopimuksia ja muita myynnin asiakirjoja. Liiketoiminnan kasvaessa ja kehittyessä Puustellilla havahduttiin siihen, että yhteiset toimintamallit asiakirjojen laatimiseen, päivittämiseen ja ylläpitämiseen puuttuivat. Asiakirjojen tekemiseen liittyi myös paljon manuaalista työtä – turhaa naputtelua, tietojen kaivelua ja kopiointia. Työntekijöiden aikaa valui hukkaan rutiinityöhön. 

– Syy, miksi kiinnostuimme Kameleonista oli dokumenttien yhtenäistäminen ja asiakirjojen tekemisen helpottaminen ja nopeuttaminen. Halusimme yhtenäistää koko tiimin toimintatavat, mihin Kameleon vaikutti juuri sopivalta ratkaisulta, kertoo Puustellin projektimyynnin kehittämisestä vastaava kehitys- ja järjestelmäpäällikkö Heidi Koivula.

Puustellin talous- ja tietohallintapalveluiden kehitysjohtajan, Harri Kessunmaan, mukaan Kameleon ratkaisee juuri nämä haasteet.

– Kameleonin ansiosta projektimyynnissä ei tarvitse enää manuaalisesti kirjata tietoja eri asiakkaiden dokumentteihin. Automaation avulla asiakirjalle saadaan tuotua tarvittavat ja asiakaskohtaisesti ajantasaiset tiedot suoraan ERPistä. Tämä on karsinut turhaa työtä ja vähentää myös inhimillisen virheen riskiä, kertoo Kessunmaa.

Ketterä ja helppo käyttöönotto vahvisti päätöksen

Kameleonin käyttöönotto on nopeaa ja vaivatonta. Varsinainen käyttöönopastus kestää vain puoli tuntia, ja yhtenäisten toimintatapojen noudattaminen alkaa ensimmäisestä käyttöpäivästä lähtien.

– Päätös Kameleonin hankinnasta tehtiin, kun huomasimme, ettei liikkeellelähtö vaadi mitään valtavaa projektia. Kameleon integroituu suoraan meillä käytössä oleviin Microsoft Office -työkaluihin, mikä tarkoitti, että pääsimme kevyesti testaamaan ja kokeilemaan ilman, että tehtiin sen suurempia muutoksia järjestelmiin, perustelee Kessunmaa.

Myös muita vaihtoehtoja Kameleonin rinnalla kartoitettiin, mutta Kameleon tarjosi selkeästi ketterimmän käyttöönoton. Kokeilu aloitettiin vajaan 10 hengen testiryhmällä, jonka kokemukset ovat olleet pelkästään positiivisia. Kameleonin on koettu sujuvoittavan työtä niin merkittävästi, ettei paluuta entiseen ole. Tällä hetkellä Puustellilla valmistellaankin Kameleonin käyttöönottoa koko projektimyynnin tiimille. 

– Lopullinen päätös syntyi tämän kokeilun perusteella, kun huomasimme, että tuote tekee sen, mitä se lupaa. Myös lisensointimalli ja kustannukset olivat meille järkevät, kuvailee Kessunmaa.

Asiakirjojen automaation avulla saavutetaan selkeitä liiketoimintahyötyjä 

Selkein Kameleonin Puustellille tuoma hyöty on asiakirjojen automaatio ja rajapinnat muihin liiketoiminnan järjestelmiin, kuten ERPiin. Se mahdollistaa olemassa olevan tiedon suoraviivaisen hyödyntämisen asiakirjoja laatiessa ja muokatessa.

– Se tarkoittaa meille tehokkuutta ja nopeutta tekemiseen. Minulla on ihan sellainen fiilis, että näinhän tämä olisi pitänyt tehdä alusta asti. Samalla tämä kokemus on poikinut paljon uusia ajatuksia siitä, miten asiat voidaan tehdä entistä paremmin ja missä tätä voidaan vielä tulevaisuudessa hyödyntää, sanoo Koivula.

Document House kehittää Kameleonia jatkuvasti asiakkaiden palautteen ja tarpeiden pohjalta, joita kuunnellaan herkällä korvalla. Parhaan asiakaskokemuksen ja ketterän kehittämisen varmistamiseksi Kameleon-projektissa on aina mukana monipuolinen tiimi, joka koostuu asiakkuusvastaavasta, projektipäälliköstä ja ohjelmistokehittäjästä.

– On mahtava kuulla, mitä kaikkea Kameleon on jo nyt mahdollistanut Puustellilla. Omalta osaltamme haluamme kiittää asiakasta pitkään jatkuneesta ja avoimesta yhteistyöstä – tästä on hyvä jatkaa, summaa Document Housen asiakkuustiimin vetäjä Tommi Kiukkonen. 

Puustelli suosittelee Kameleonia myös muille

Yhteistyö Document Housen kanssa on koettu Puustellilla mukavan mutkattomaksi. 

– Yhteistyö on ollut meille todella mielekästä. Document Housen tiimi on todella joustava ja palvelualtis. Kaikkiin askarruttaviin kysymyksiin on löytynyt aina vastaukset ja ratkaisut nopeallakin aikataululla, kiittelee Koivula.

Samoilla linjoilla on myös Kessunmaa.

– Koko projektin ajan oli tarjolla riittävästi tukea. Työnjaosta ja vastuista viestittiin selkeästi, ja meille neuvottiin projektin jokaisessa vaiheessa, mitä meidän tulee tehdä. Sen ansiosta projekti onnistui meidän päässämme kohtuullisen pienellä resurssilla, myötäilee Kessunmaa.

Vaikka projekti on vasta alkuvaiheessa, suosittelevat Puustellilaiset Kameleonia mielellään muillekin. Yhteistyö jatkuu vuonna 2023 ohjelmiston varsinaisella käyttöönotolla ja tiiviillä jatkokehityksellä.

– Kameleon sopii monen kokoiselle organisaatiolle, sillä liikkeelle voi lähteä niin monelta eri tasolta. Voidaan aloittaa perusdokumenteista tai, kuten meidän tapauksessamme, rakentaa heti alussa integraatio ERPiin. Käyttöönoton helppous tekee Kameleonista matalan kynnyksen ratkaisun, Kessunmaa summaa. 

Kiinnostuitko? Kameleonin avulla parannat työn tuottavuutta jopa 30 %

Kameleon on Microsoft Office -yhteensopiva ratkaisu, josta hyötyy koko organisaatio. Kameleonin avulla luot, ylläpidät ja jaat yhteisiä sisältöjä ketterästi. Puustellin lisäksi meihin luottavat kymmenet muut asiakkaamme. Jos haluat kuulla lisää, varaa vartin keskustelu kanssamme!