Kameleon auttaa Tampereen Teatterin kulisseissa

Tampereen Teatteri valokeilassa - Kameleon kulisseissa 

Tampereen Teatterissa teatterinäytökset ovat tietysti pääroolissa, mutta teatterin maailma on monitahoinen. Palveluja tarjotaan yleisölle ja yrityksille näyttämöllä ja sen ulkopuolella. Tampereen Teatteri on myös paikka, joka tarjoaa kokous- ja juhlapalveluja, tarjoiluja, kursseja ja työpajoja sekä vuokraa erilaisia tiloja. Kaikki nämä palvelut liikkuvat asiakirjojen varassa ja operatiiviseen tekemiseen kuuluvat tarjoukset, esitteet, tiedotteet ja monet muut dokumentit. Kuvitellaanpa hetki, miten monta asiakirjamallia ja lehdistötiedotetta liikkuu, kun teatteri suunnittelee syyskauden ohjelmistoa ja sen kaikkia oheistoimintoja. Tällä syyskaudella Tampereen Teatterissa nähdään viisi ensi-iltaa, joista kolme on kantaesityksiä. Asiakirjanhallinta aiheuttaa siis haasteita ja juuri siinä kohtaa Kameleon sai mahdollisuuden astua kulisseihin. 

asiakirjamallien muodonmuutos ja yhtenäinen brändi-ilme

”Kun Tampereen Teatteri päivitti verkkosivunsa ja uudisti visuaalista ilmettään, uudistus ei automaattisesti heijastunut sen asiakirjoihin”, toteaa Tampereen Teatterin myynti- ja markkinointipäällikkö Karoliina Lehtonen.

”Vanhojen pohjien päälle tallentaminen johti epäyhtenäisyyteen. Yli sadan hengen organisaatiossa noin viidesosa työskentelee asiakirjojen parissa ja kun on paljon tekijöitä, asettaa se harmonisoinnille haasteita”, jatkaa Lehtonen.

Kameleonin myötä teatterin asiakirjanhallinta koki muodonmuutoksen ja nyt jokainen asiakirja kantaa teatterin brändin yhtenäistä visuaalista ilmettä. Kameleonin avulla myös teatterin asiakirjojen tallennus on keskitettyä ja järjestelmällistä. Ennen asiakirjoja saatettiin säilyttää omilla työasemilla, intranetissä tai eri verkkoasemilla. Nyt SharePoint, joka oli jo entuudestaan käytössä, on integroitu asiakirjojen tallennuspaikaksi. Kameleon portaali mahdollistaa, että mm. teatterin haluamat päivitykset asiakirjapohjien ilmeisiin ja sisältöihin ovat reaaliaikaisesti heti koko henkilöstön saatavilla. 

Kameleon sujuvoittaa tekemistä näyttämön takana

Kameleonin avulla on siis harmonisoitu teatterin monimuotoista toimintaa ja sen ainutlaatuisia palveluita. Sen lisäksi Kameleonin automaatio on tuonut apua työsopimuksiin. Hallintojohtaja Antti Hildén näki työsopimusten hallinnointiin liittyvät haasteet ja ajankäytön. Suurten tunteiden ja näytösten keskiössä ovat näyttelijät, mutta kulissien takana työskentelee paljon muitakin ammattilaisia. Vakinaisen henkilökunnan lisäksi teatterissa on työsuhteessa määräaikaisia työntekijöitä sekä produktioihin kiinnitettyjä osaajia ja avustajia. Jokaiselle näistä tarvitaan työsopimus. Sopimuksissa tarkkuus on olennaista ja tarvittavat liitteet vaativat huolellisuutta. Kameleon helpottaa hallinnon työntekijöiden arkea ja sen avulla luodaan työsopimuksia tehokkaammin. 

automaatio vapauttaa rutiineista ja säästää aikaa 

Automaation avulla myös työsopimusten ylläpito on mutkatonta ja jakelu selkeää. Usein perusasioiden lisäksi työsopimuksia on tarvetta täydentää erilaisilla teksteillä ja elementeillä. Kameleon palvelee myös tuollaisten asiakirjoissa toistuvien sisältöjen kanssa. Niin sanottuja fraaseja luodaan ja ylläpidetään portaalissa. Portaalissa tehdyt muutokset ovat julkaisun jälkeen Officen ohjelmissa kaikkien käyttäjien käytössä. Näin varmistetaan, että kaikki sisältö on ajan tasalla ja vaatimusten mukaisia.

kameleonin matalan kynnyksen käyttöönotto

Kameleon-projektin aloitus sijoittui keväälle, ja se sujui suunnitellun aikataulun mukaisesti. Teatterin toiminta hiljenee kesäksi, mutta syksyn saapuessa ja ensi-iltakiireiden hälvetessä, uudistuneet asiakirjapohjat otettiin laajasti käyttöön. Kameleon on tuonut tehokkuutta ja yhtenäisyyttä arjen työskentelyyn, ja vähentänyt tarvetta rakentaa jokaista asiakirjaa alusta alkaen. Kameleon ei vain yksinkertaistanut prosesseja, vaan myös vahvisti teatterin brändi-ilmettä jokaisessa asiakirjassa. Kameleonin avulla Tampereen Teatterin kulissien takainen maailma näyttää tänä syksynä yhtä sulavalta kuin itse esitykset. Kameleon on ylpeä voidessaan olla osa tätä tarinaa tehostamalla teatterin toimintaa.

Kiinnostuitko? 

Kameleon on Microsoft Office -yhteensopiva ratkaisu, josta hyötyy koko organisaatio. Kameleon parantaa organisaation asiakirjojen yhtenäisyyttä, helpottaa sisällön hallintaa ja jakelua sekä säästää paljon aikaa, joka tarvitaan asiakirjojen luomiseen.  Tampereen Teatterin lisäksi meihin luottavat sadat muut eri palveluratkaisujemme käyttäjät ja asiakkaamme.  Jos haluat saada lisätietoja, ota meihin yhteyttä tai varaa vartin keskustelu kanssamme!