Paranna yrityksesi dokumentihallintaa

Anna automaation yhtenäistää asiakirjojen hallinnan pelisäännöt puolestasi

Katso webinaaritallenne ja opi miten parannat dokumentinhallintaa ja tehostat sitä kautta työn tuottavuutta jopa 30 %

Miksi dokumentinhallinnalla on väliä?

Yrityksen tärkeimmät kilpailuvaltit muodostuvat yrityksen asiakirjoista ja asiakirjapohjista, joissa liikkuu koko yrityksen tieto ja osaaminen. Ei siis ole yhdentekevää, millaisia yrityksen asiakirjat ovat ja miten asiakirjoja hallitaan.

Nykypäivän tietotyössä iso osa työajasta kuluu asiakirjojen parissa ja yksi työelämän suurimmista kompastuskivistä onkin tehoton dokumenttien hallinta. Dokumentinhallinnalla tarkoitamme asiakirjojen laatimista, muokkaamista, käyttämistä, jakelua ja arkistointia.

Työntekijöiden aikaa valuu helposti hukkaan tiedostoja etsiessä, päivittäessä, uudelleen laatiessa ja jakaessa. Ilman toimivia prosesseja ja moderneja teknologisia ratkaisuja asiakirjojen laatu kärsii ja asiakirjojen hallinnasta tulee työlästä.

Puutteellisen dokumentinhallinnan riskit

Pidämme usein itsestään selvänä sitä, että osaamme luoda, muokata ja tallentaa tiedostoja. Asiakirjojen hallintaan liittyvät ongelmat ovat kuitenkin niin arkipäiväisiä ja siedettyjä, että niitä ei osata ratkaista ennen kuin esimerkiksi asiakirjojen kopiointiin liittyvät tietoturvariskit konkretisoituvat.

Tyypillisiä dokumentinhallintaan liittyviä riskejä ovat seuraavat:

Asiakirjojen tietoturva

Tiedätkö sinä, mistä organisaatiosi asiakirjat ovat peräisin? Uusien asiakirjojen luominen vanhojen asiakirjojen päälle on tietoturvariski.

Asiakirjaan ehtii sen elinkaaren aikana kertyä metatietoa kymmenistä eri järjestelmistä – nämä metatiedot voivat kätkeä sisäänsä paljon sellaistakin luottamuksellista tietoa, mitä ei haluta välittää eteenpäin.

Brändin mukaiset asiakirjapohjat

Päätyvätkö vanhat logot, värit ja työpohjat käyttöön yhä uudelleen? Jopa 83 % työntekijöistä kertoo laativansa uudelleen esityksiä, sopimuksia, tarjouksia ja muita asiakirjoja, koska virallisia brändin mukaisia asiakirjapohjia ei löydy. Kun asiakirjojen laatu vaihtelee, kärsii myös yrityksen brändi.

Ajantasainen tieto asiakirjoissa

Kun asiakirjoihin kopioidaan tietoa manuaalisesti muista järjestelmistä, kasvaa inhimillisten virheiden riski. Automaatio parantaa dokumentinhallintaa esimerkiksi valmiilla rajapinnoilla muihin järjestelmiin, kuten CRM:ään ja ERP:iin. Kun tieto tuodaan järjestelmästä suoraan, käytetään dokumenteissa aina ajantasaista ja oikeellista tietoa.

Enemmän kuin dokumentinhallintajärjestelmä: Kameleonin avulla tehostat dokumentinhallintaa jopa 30%

Kameleon on Microsoft Office -yhteensopiva alusta, joka automatisoi asiakirjojen laatimista, poistaa asiakirjapohjiin liittyvät riskit ja parantaa dokumentinhallinnan toimivuutta.

Kameleon on ratkaisu, josta hyötyy koko organisaatio – se on paljon enemmän kuin dokumentinhallintajärjestelmä. Kameleon ohjaa käyttäjiä toimimaan samalla tavalla, mikä tekee työstä tehokkaampaa ja mielekkäämpää. Kameleonin avulla ylläpidät ja jaat yhteisiä sisältöjä ketterästi.

Kameleon auttaa juurruttamaan selkeät toimintamallit läpi organisaation

Ihmisten erilaiset toimintatavat ovat yksi suurimmista yritystason arkipäivän ongelmista ja aikasyöpöistä. Vakioimalla työskentelytavat ja työpohjat varmistat strategian mukaisen kilpailuedun toteutumisen sekä parannat työtehoa kaikissa tiimeissä viestinnästä IT-ylläpitoon. Kameleonin luomista selkeistä käytänteistä on helppo pitää kiinni myös ilman ohjeistuksia. Näet hyödyt jo ensimmäisestä käyttöpäivästä lähtien.

Kameleon tuo automaation asiakirjoihin (document automation)

Sano hyvästi asiakirjojen etsimiselle, nimeämisohjeille ja tietojen kopioinnille. Kameleon luokittelee, jakelee ja hallinnoi sisältöjä pilvestä automaattisesti määritettyjen toimintatapojen mukaan – ketterämmin ja monipuolisemmin kuin perinteiset dokumentinhallintajärjestelmät. Ohjaamalla tiimien työprosesseja automaation avulla minimoit virheiden määrän ja helpotat asiakirjojen löydettävyyttä. Samalla aikaa vapautuu tuottavampaan työhön.

Kameleon pitää huolen asiakirjojen laadusta tekijästä riippumatta

Kameleon katkaisee vanhojen logojen, värien ja työpohjien käytön. Yhtenäiset dokumenttipohjat ja brändin mukaiset sisällöt ovat ajantasaisina koko organisaation käytössä. Asiakirjoja on helppo rikastaa valmiiksi luoduilla sisällöillä, eli snippeteillä. Asiakirjojen päivittäminen keskitetysti säästää koko organisaation resursseja.

"Ihmisten haasteet muuttaa totuttuja tapoja pistivät meidät pohtimaan, voisimmeko tuoda automaation osaksi arjen dokumenttien ja sisältöjen hallintaa huomaamattoman helposti. Kehitimme Kameleonin yhdessä asiakkaidemme kanssa ratkaisemaan kaikille tuttuja työarjen haasteita. Huomasimme, että arjen pienillä työtapojen muutoksilla saadaan aikaan suuria hyötyjä niin työtehossa, kannattavuudessa, tietoturvallisuudessa kuin arvokkaan tietopääoman hallinnassa. Kameleon tuo organisaation ja ihmisten potentiaalin yhteiseen käyttöön, ja siksi se on tärkeä osa myös meidän tiimiämme."

– Jarkko Ollikainen, Document Housen toimitusjohtaja

Tutustu Kameleoniin

Katso videolta, miten Kameleon ratkaisee tyypillisimmät dokumenttien hallintaan liittyvät haasteet arjessa ja miten sen ominaisuudet eroavat perinteisistä dokumentinhallintajärjestelmistä. Jos haluat kuulla lisää, varaa vartin keskustelu kanssamme!