Skip to the main content.

kameleon-symbol

Moikka,

Asiakirjat ovat keskeisiä organisaation toiminnalle. Niihin kertyy tietoa, niillä jaetaan tietoa. Niitä luodaan, kopioidaan, skannataan, editoidaan. Niitä tallennetaan, etsitään, lähetetään, vastaanotetaan, tulostetaan. Asiakirjoilla luodaan mielikuvia. Iso osa tietotyöläisen työajasta kuluu asiakirjojen kanssa, tunteja päivässä.

Tavassa käsitellä asiakirjoja näkyy myös tekijänsä kädenjälki. Sekä hyvässä että pahassa. Laadukkaat asiakirjat tuovat organisaatiolle kilpailuetua. Huolimaton suhtautuminen altistaa organisaation turhille riskeille.

Document Housen missio on tuoda älyä asiakirjoihin sen elinkaaren eri vaiheissa. 

Ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella, niin käydään teidän tilannetta läpi. 

ps. erityisen tärkeätä on varmistaa, että asiakirjan elinkaari lähtee heti alusta alkaen oikealle polulle - myöhemmässä vaiheessa alun virheitä on vaikea korjata.

Ideation Brainstorming Tips Infographic Graph-6

1 minuutin luku

Top 3 syytä miksi asiakirjan metatiedoilla on merkitystä

Top 3 syytä miksi asiakirjan metatiedoilla on merkitystä

Asiakirjan metatiedot ovat usein unohdettu, mutta tärkeä osa dokumenttien hallintaa. Se on kokoelma tietoja, jotka auttavat antamaan tietoa tiedostosta ja sen sisällöstä. Metatietoihin voi kuulua päivämääriä, otsikoita, tekijätietoja, kategorioita ja muuta.

Tässä blogissa käsittelemme kolmea tärkeintä syytä siihen, miksi dokumenttien metatiedoilla on merkitystä.

  1. Parannettu dokumenttien seuranta ja sääntelyn noudattaminen: Metatietoja voidaan käyttää dokumenttien seurantaan ja valvontaan. On tärkeää pitää kirjaa dokumentin elinkaaresta, siitä kuka on katsonut sitä ja kuka on tehnyt siihen muutoksia. Tämä voi auttaa sääntelyn noudattamisessa, sillä voit arkistoida dokumentit, jotka on laillisista syistä säilytettävä.

  2. Parantunut haettavuus: Metatiedot antavat dokumenteille merkittävää kontekstia. Avainsanojen ja tunnisteiden liittäminen dokumenttiin tai tiedostoon tekee niiden löytämisestä paljon helpompaa. Tämä on erityisen hyödyllistä organisaatioille, joilla on suuria dokumenttivarastoja.

  3. Parempi tehtävien automatisointi: Dokumentin metatietoja voidaan käyttää tiettyjen tehtävien automatisoimiseen. Esimerkiksi tietty työnkulku voitaisiin järjestää dokumentin otsikon, tekijän tai päivämäärän perusteella. Tämä helpottaa tehtävien seurantaa ja varmistaa, että kaikki saadaan valmiiksi ajoissa.

Kaiken kaikkiaan, metatiedot ovat tärkeä osa dokumenttien hallintaa. Ne auttavat parantamaan dokumenttien seurantaa ja sääntelyn noudattamista, parantavat haettavuutta ja mahdollistavat paremman tehtävien automatisoinnin. Metatietojen hyödyntämiseen ja seurantaan tarkoitetun järjestelmän käyttöönotto on hyödyllistä mille tahansa organisaatiolle.

 

***

Kameleon tehostaa organisaation asiakirjojen yhteensovittamista, helpottaa sisällön hallintaa ja jakelua sekä leikkaa rajusti aikaa, joka tarvitaan asiakirjojen luomiseen.

Jos haluat saada lisätietoja, ota meihin yhteyttä, jotta voit nähdä Kameleonin käytännön toiminnassa.

 

Varaa demo!

 

Top 5 syytä, miksi asiakirjat tarvitsevat metatietoja

Top 5 syytä, miksi asiakirjat tarvitsevat metatietoja

Asiakirjan metatiedot ovat tärkeää informaatiota. Metatiedot kuvaavat asiakirjan sisältöä, alkuperää, käyttöä tai luokitusta. Ne kertovat yleensä ...

Read More
Top 3 riskiä kun asiakirjamallin hallintajärjestelmä ei ole käytössä

1 min luettu

Top 3 riskiä kun asiakirjamallin hallintajärjestelmä ei ole käytössä

Asiakirjojen kirjoittaminen on tärkeä osa päivittäistä liiketoimintaa. Se auttaa organisaatioita luomaan, hallitsemaan, tallentamaan ja käyttämään...

Read More
Top 5 hyödyt asiakirjamallien käyttöön

1 min luettu

Top 5 hyödyt asiakirjamallien käyttöön

Asiakirjapohjat ovat yhä tärkeämmässä roolissa, koska ne auttavat automatisoimaan ja virtaviivaistamaan yrityksen prosesseja. Käytössä olevien...

Read More