Vaikket arjessasi käytäkään sanaa ”metatieto” kovin usein, se on asia, jota ilman arkesi tai työpäiväsi ei rullaisi. Metatiedolla tarkoitetaan tietoa, joka kuvailee tietoa tai vaikkapa tiedostoa.
Kirjastot ja netin suoratoistopalvelut kuten Netflix tai Spotify ovat arkinen esimerkki metatiedon tärkeydestä, sillä niiden aineistohaut pohjautuvat metatiedoille. Kirjastossa (sekä ihan joka kerta kun googlaat) etsit kiinnostavaa luettavaa satojen tuhansien nimikkeiden joukosta erilaisilla hakusanoilla ja -rajauksilla, jotka osuvat kirjojen tai muun aineiston metatietoihin, joita on esim. teoksen nimi, julkaisuvuosi, teoksen tekijä, teostyyppi jne. Ilman metatietoja eri muodossa olevan tiedon järjestely ja löytäminen olisi mahdotonta.
Jos tarvittavan tiedon löytäminen tuottaa työpaikallasi haasteita, helpoin tapa laittaa asia kuntoon on metatiedon hyödyntäminen.
Organisaatiossa, joissa useat työntekijät käsittelevät, muokkaavat, tallentavat ja luovat uusia dokumentteja päivittäin, voidaan metatietojen käyttämisestä saada todella paljon hyötyä ja tehoja irti.
Metatieto tekee dokumentinkäsittelyn prosessien automatisoinnista ylipäätään mahdollista. Työnkulut pystyvät nappaamaan kiinni metatiedotetusta dokumentista, jolloin dokumentti ohjautuu soljuvasti oikeaan paikkaan.
Tyypillisesti erilaisten dokumenttien metatiedot kuvaavat luontitietoja, sisältörakennetta, käsittelysääntöjä ja työnkulkuja. Yksinkertainen tapa jakaa metatietoja on Wikipedian Metatieto-artikkelissakin mainittu karkea luokittelu:
Osan näistä metatiedoista vain sinä käyttäjänä pystyt antamaan luomallesi dokumentille. On kuitenkin suuri määrä metatietoja, joita yksittäisen käyttäjän on turha lähteä lisäilemään järjestelmien lisätietoikkunoihin.
Valtaosa metadatasta voidaan tallentaa automaattisesti jo silloin, kun dokumentti luodaan tai kun sitä muokataan. Edellytyksenä tälle on järjestelmä, joka huomioi työnkulut ja dokumentin erilaiset käyttötarkoitukset. Voidakseen hyödyntää esimerkiksi ohjattua tallennusta, täytyy metatietojen olla kunnossa ja mietittynä. Tämän voi ja tämä kannattaakin tehdä automatisoiden, niin tarvittavat tiedot tallentuvat automaattisesti tiedon mukana, oikeaan paikkaan tallennettuna ja oikeilla tiedoilla varustettuna.
Metatiedon tehokas hyödyntäminen voi helpottaa organisaatiosi arkea enemmän kuin uskotkaan. Tutustu metatietojen mahdollisuuksiin lataamalla oppaamme Metatieto: mitä ja miksi?.