Heti alkuun on todettava, että kyllä. Vanhat toimintatavat hidastavat kehitystä.
Oletko huomannut miten vaivihkaa ryhmittelet ja luokittelet tietoa jota tuotat? Asiakirjan laatija-tieto kirjautuu automaattisesti, tiedostonimi ja otsikko usein kertovat mistä asiakirjasta on kyse. Tallennuspaikka viestittää mihin projektiin, projektin vaiheeseen tai asiakkaaseen asiakirja liittyy. Luottamukselliset ja sisäiset asiakirjat tallennetaan paikkaan, jonka arvellaan olevan turvallisempi ja rajatumpi käyttöoikeuksiltaan. Kuulostaa aika perinteiseltä, eikö?
Tiedonhallinnan ja johtamisen näkövinkkelistä haasteena on ollut, että edellä kuvattu perinteinen malli perustuu ohjeistukseen, ja ikävä kyllä, lähinnä toiveisiin että kaikki toimisivat kuten on ajateltu. Vanhat toimintatavat hidastavat siis kehitystä.
Tiedonhallinnan ytimenä on tiedon laatu. Mitä laadukkaampaa tietoa, sitä helpompaa ja tehokkaampaa sitä on hallita. Vastaavasti laaduton tieto vaatii runsaasti toimenpiteitä, jotta siitä saadaan jotain kelvollista irti. Ideana on, että ohjauksella saadaan parempi laatu kuin ohjeistamalla.
Mitä tämä ohjaus sitten voisi olla? Mielestäni ohjaus toimii parhaiten kun se on tuotu käyttäjien arkeen, osaksi niitä työkaluja ja toimintatapoja joita käyttäjä päivittäin hyödyntää.
Toki, ohjauksen määrittelyssä on samat haasteet kuin esimerkiksi tekoälyssä, AI:ssa. On vaikeaa, ellei mahdotonta rakentaa sääntöjä ja määrityksiä, jotka huomioivat kaikki tarpeet ja tilanteet. Tässä tullaankin ajatukseen, että käyttäjää ohjataan riittävästi. Sen verran, että turhat riskit saadaan toiminnasta taklattua. Kun tietoa johdetaan ja ohjataan oikein, voivat käyttäjät keskittyä tuottamaan laadukasta tietoa.
Käyttäjät tahtovat, mutta eivät aina osaa tai ehdi pitää huolta asiakirjoistaan. Olemme puhuneet siitä, että haluamme tuottaa käyttäjille onnistumisen elämyksiä digitaalisessa työympäristössä. Vaihtoehtoisia tapoja tehdä työ on runsaasti. Runsaus tuo paitsi joustavuutta, myös epäselvyyttä. Lisäksi vaatimukset ovat vain kasvaneet. Huoli siitä olenko toiminut oikein, kasvaa.
Onnistumisen elämys lisää luottamusta omiin taitoihin. Muutoksetkin tuntuvat silloin myönteisemmiltä.
Tiedonhallinnan arkipäiväistyminen tarkoittaa juuri sitä, että käyttäjä voi rauhassa keskittyä omaan työhönsä ja uuden toimintatavan mukainen ohjaus tukee käyttäjän arkea. Niin sisällön, ulkoasun kuin tallennuksen ja tiedon löytymisen osalta.
Vanha tapa: Käyttäjä etsii vanhan dokumentin uuden dokumentin pohjaksi. Se löytyy, jos on löytyäkseen, kunkin käyttäjän oman logiikan mukaisesti tallennettuna ja nimettynä jonkin kansiorakenteen mukaan paikasta x.
Uusi tapa: Käyttäjä aloittaa uuden dokumentin tekemisen valitsemalla aiheeseen sopivan dokumenttipohjan jossa on jo esitäytettynä ajantasaiset, tarvittavat pohjatiedot. Kun dokumentti tallennetaan, se ohjataan sisältönsä mukaisesti uudelleenlöydettäväksi ja hyödynnettäväksi.
Esimerkkien tarkoitus oli lähinnä havainnollistaa sitä, miten vanha tapa toimia on käyttäjänsä näköinen ja usein myös tietoturvan kannalta riski. Uusi tapa taas on organisaation näköinen, hallittu ja oikein ohjattu kädenojennus käyttäjille.
Yritysilmeen laatuunkin vaikuttaa monellakin tapaa tiedon laatu. Tiedon laadun merkitys ei todellakaan ole vähenemään päin, vaan sen merkitys kasvaa samaa vauhtia kuin tiedon yhteentoimivuuden merkitys. Jos yksi asia muuttuu organisaatiossa, on se sitten brändäykseen liittyvä tai uusiin EU-asetuksiin liittyvä, on pystyttävä reagoimaan nopeasti ja varmistettava, että tieto päivittyy kaikkiin tarvittaviin järjestelmiin ja asiakirjoihin, säilyttäen sekä yrityskuvan että vaadittavat asetukset. Tätä taakkaa ei haluta käyttäjien kannettavaksi, vaan käyttäjien on voitava luottaa siihen, että he toimivat oikein ja laadukkaalla tiedolla.
Jos mietit, mikä mahtaa olla tilanne teidän organisaatiossanne, voit aloittaa tekemällä lyhyen testin jossa 12 kysymystä kartoittaa älyä asiakirjoihin -teeman mukaisesti tiedon ja käyttäjien ohjausta / ohjeistusta. Testi löytyy sivuiltamme, eikä sen tekemiseen kulu kuin 1-2min.
Vaikka en tekstissäni maininnut kertaakaan sanaa metatiedottaminen tai tiedonohjaussuunnitelma, ei se tarkoita että nämä eivät vahvasti olisi läsnä tiedon ohjauksessa, nyt vaan lähestyin asiaa enemmän toimintatapojen ja ohjeistuksen vs. ohjaamisen kannalta.
Annetaan siis käyttäjille vapaus onnistua, ohjauksella - ei ohjeistuksilla.
T. Timo