Sähköpostitse kulkee paljon tärkeitä dokumentteja ja tietoa, jonka pitäisi olla luottamuksellisuudenkin takia säilöttynä ihan muualla kuin henkilökohtaisessa sähköpostilaatikossa. Oletko tullut ajatelleeksi, kuinka paljon sähköpostin pitäminen epävirallisena tiedon säilytyspaikkana kaiken kaikkiaan aiheuttaa hankaluuksia ja kuinka paljon tärkeää tietoa säilytetään tietoturvattomasti?
Henkilökohtaisessa sähköpostissa tieto on vain yhden työntekijän käytössä. Tiedon pitäisi kuitenkin päätyä organisaation yhteisiin järjestelmiin, joihin tarvittavilla tahoilla on pääsy. Kun tulee henkilövaihdoksia, tai joku on lomalla, ei sähköpostissa oleviin tietoihin ole kenelläkään pääsyä.
Sähköposteissa tiedon indeksointi- ja hakuominaisuudet ovat hyvin rajallisia. Tämä taas aiheuttaa sen, että tärkeä liite voi ola vaikea löytää, varsinkin juuri silloin kun tietoa tarvitaan. Ei ole harvinaista, että tieto joudutaan pyytämään lähettäjältä uudestaan.
Työaikaa kuluu turhaan tiedon etsimiseen. Tiedonohjaussuunnitelma kannattaa tehdä, koska ilman sitä on mahdoton määritellä, minne tiedon pitäisi kulkeutua ja mistä sen pitäisi löytyä. Pelkillä ohjeistuksilla ei päästä puusta pitkälle. Tiedonhallinta kannattaa miettiä niin päin, että ohjataan halutut tiedot haluttuihin järjestelmiin, halutuilla tiedoilla. Metatiedot saapuvaan tietoon, oletuksena.
Sähköpostitse tulleiden tietojen tarkoitus on edetä käyttöön. Jos tieto jää Saapuneet-kansioon tai omaan henkilökohtaiseen kansiorakenteeseen, sinne se myös unohtuu. M-Filesin teettämän Top-Doc-Management-Challenges -tutkimuksen mukaan 69 % säilöö silti dokumentit omassa sähköpostissaan. Tästä aiheesta voi lukea lisää sivuiltamme.
Organisaation tiedonhallinta on usein helpointa aloittaa juuri sähköpostien käytön järkevöittämisestä. Ohjattu tiedon siirtäminen eli ohjattu tallennus sähköpostista saattaa yllättää vaivattomuudellaan: yksinkertaisimmillaan sinun tarvitsee vain kertoa, mitä tallennetaan. Sijoituspaikan ja metatietojen kirjaaminen tapahtuu taustalla. Esimerkiksi sähköposteissa valmiina olevat metatiedot saadaan suoraan käyttöön, jolloin käyttäjältä jää ”turhan kirjaamisen” työvaiheet pois.
Monessa organisaatiossa vaatimustenmukaisuuskin jo edellyttää, että tietyt asiakirjat ja tiedot löytyvät yhteisistä, tiedonohjaussuunnitelman mukaisista tietoturvallisista järjestelmistä.
Meidän tehtävämme on tuoda älyä asiakirjoihin, ja sen teemme sähköisille ja paperisille liiketoiminnan asiakirjoille, ja ohjaamme tiedon älykkäästi ja metatiedotettuna talteen, löydettäväksi.