Asiakirjat ovat yrityksen sydän ja sielu. Asiakirjamallit ovat yhä tärkeämmässä roolissa, koska ne auttavat automatisoimaan ja virtaviivaistamaan yrityksen prosesseja. Usein yrityksen asiakirjat ovat operatiivisen toiminnan keskiössä, ja niissä liikkuu paljon yrityksen tietoa ja osaamista. Ei siis ole yhdentekevää, millaisia yrityksen asiakirjat ovat ja miten niitä hallitaan. Oikein organisoitu, keskitetty ja automatisoitu asiakirjamallien tekeminen tuo kaikille yrityksille merkittäviä etuja.
Kameleon on asiakirjamallien automaatioalusta, joka on suunniteltu helpottamaan ja tehostamaan työskentelyä Microsoft Office 365 ja Teams ympäristössä. Kameleon automatisoi asiakirjojen tekemistä parantaen tehokkuutta, yhdenmukaisuutta, laatua ja kannattavuutta.
Asiakirjanhallinta mielletään monesti asiakirjojen tallentamisena. Myös Kameleonia verrataan usein ohjelmiin, joiden päätoimintona on asiakirjojen tallentaminen. Kameleonin rooli on kuitenkin erilainen – se tulee mukaan kuvaan heti prosessin alussa, kun asiakirjaa ollaan tekemässä. Alkaen asiakirjamallista, ja niiden hallinnoimisesta ja automaatiosta, jatkuen siihen, kun asiakirjamallia käytetään uuden asiakirjan tekemisen. Ja kyllä, Kameleonilla on funktio myös tallentamisessa. Se mahdollistaa asiakirjojen joustavan tallentamisen asiakkaan tarpeiden mukaan. Kameleon on työväline asiakirjojen elinkaareen hallintaan.
Kameleonin viisi konkreettista hyötyä yritykselle ja käyttäjälle:
Yrityksen toimialasta ja toiminnoista riippuen, Kameleonin rooli ja hyötykulmat hieman vaihtelevat. Yksi yritys sai helpotusta erilaisten työtapojen ja -kulttuurien saumattomaan yhdistämiseen. Toinen asiakkaamme painotti Kameleoniin sisältyvää automaatiota ja sen mukanaan tuomaa helppokäyttöisyyttä sekä turhan manuaalisen työn poistumista. Kolmannelle yritykselle Kameleon takasi sen, että kaikki asiakirjat noudattavat yhtenäistä ilmettä, ovat brändin mukaisia ja näyttävät aina ammattimaisilta. Yksi yhteinen hyöty ja yhdistävä tekijä kuitenkin löytyy. Kameleon on auttanut yrityksiä säästämään arvokasta aikaa ja tehostamaan toimintaa, mahdollistaen keskittymisen varsinaiseen liiketoimintaan.
Parempaa kommunikointia!
Jotkut kameleonttilajit pystyvät muuttamaan väritystään ja värillä on suuri rooli eläimen kommunikoinnissa. Kameleon sopeutuu yritysten tarpeisiin ja prosesseihin. Parempi kommunikointi on myös keskeinen osa Kameleonia. Usein asiakirjojen hallinta ei ole keskitetysti kenenkään vastuulla tai niitä on kompleksista ylläpitää ja jakaa. Prosessia varten on työstetty talon sisäisiä ohjeistuksia tai jopa satasivuisia ohjeita. Niiden kahlaaminen koetaan hankalaksi ja aikaa vieväksi. Ainakin verrattuna vaihtoehtoon, missä Kameleonin automaatio auttaa asiakirjamallin tekemistä ohjatusti ja metadatan hyödyntäminen nopeuttaa asiakirjojen luontia. Kommunikaatio siis helpottuu. Tuosta yhtäläisyydestäkö huippuhienon palvelun nimi juontaa 😉
Pitääpä avata sitä seuraavaksi…
Koska Kameleon on pilvipohjainen ratkaisu, se mahdollistaa nopean ja vaivattoman käyttöönoton. Voit ohittaa usein IT-projekteille tyypillisen kankeuden, sillä Kameleonin kanssa ei tarvita pitkiä teknisten ympäristöjen pystyttämisiä ja järjestelmäasennuksia. Parametrointi on nopeaa ja tekninen käyttönotto on jopa päivässä valmis. Autamme myös asiakirjojen sisältötyön kanssa, ja olemme mukana niiden jatkuvassa kehitystyössä.
Jos haluat kuulla lisää, varaa vartin keskustelu kanssamme!