Asiakirjan metatiedot ovat tärkeää informaatiota. Metatiedot kuvaavat asiakirjan sisältöä, alkuperää, käyttöä tai luokitusta. Ne kertovat yleensä asiakirjan luojan, luomispäivämäärän, aiheen tai asiasanat, ja niiden avulla voidaan hallita ja hakea asiakirjoja tehokkaasti.
Tässä on viisi tärkeintä syytä, miksi asiakirjat tarvitsevat metatietoja:
- Tiedonhaku: Metatietojen avulla asiakirjoihin voidaan merkitä hyödyllisiä avainsanoja ja kuvauksia, jotta ne ovat helpommin löydettävissä. Työntekijän aikaa säästyy, kun hän löytää etsimänsä helposti suurestakin dokumenttiarkistosta tai yhteisestä tallennuspaikasta.
- Tiedostotyyppien tunnistaminen: Metadata auttaa tunnistamaan tiedostotyypin ja siihen liittyvän ohjelman. Virheet vähenevät, kun käyttäjä pystyy avaamaan heti oikean tiedostotyypin ja operoimaan halutun ohjelman kanssa.
- Selkeyden lisääminen: Metatietojen avulla voidaan tehdä yhteenveto tärkeistä asioista. Lisäämällä muutamia avainsanoja ja kuvauksia käyttäjät voivat nopeasti tunnistaa tiedoston aiheen.
- Turvallisuuden tehostaminen: Teknisesti suunnitellut metatiedot ovat tärkeitä asiakirjojen turvallisuuden kannalta, koska niiden avulla voidaan seurata asiakirjan todennustilaa. Automatisoidut metatiedot kertovat asiakirjan version, statuksen ja muutoshistorian.
- Muokkaamisen helpottaminen: Usein yrityksessä samoilla asiakirjoilla on useita käyttäjiä. Silloin metatiedoista tulee korvaamaton apu muokkaamiseen. Muutosloki antaa kaikille käyttäjille selkeän käsityksen siitä, kuka on tehnyt muutoksia, milloin muutokset on tehty, ja mitä muutoksia on tehty. Virheet vähenevät, turhat päällekkäiset tekemiset ja säädöt jäävät pois, työt helpottuvat ja tehokkuus paranee.
Kaiken kaikkiaan metatiedot ovat olennainen osa asiakirjoja. Piilossa pinnan alla, mutta top-tärkeitä. Kun käytät vähän aikaa noiden arvokkaiden tietojen lisäämiseen, työntekijät säästävät aikaa, työn mielekkyys kohenee, liiketoiminta tehostuu ja yrityksen asiakirjojen turvallisuus paranee.
***
Kameleon parantaa organisaation asiakirjojen yhtenäisyyttä, helpottaa sisällön hallintaa ja jakelua sekä säästää paljon aikaa, joka tarvitaan asiakirjojen luomiseen.
Jos haluat saada lisätietoja, ota meihin yhteyttä nähdäksesi Kameleonin toiminnassa.