Prosessien optimointi, digitaalisen työnkulun kehittäminen, työnkulun automatisointi. Ovatko nämä vain johtoportaan sananhelinää vai oleellinen osa nykyaikaista liiketoimintaa? Tätä kysymystä pohditaan useassa organisaatiossa. Käytännössä yhä useammat yritykset näkevät työnkulun hallinnan vakavasti otettavana mahdollisuutena parantaa liikentoimintaa ja sitä kautta liikevaihtoa.
Kasvava digitalisaatio ja sen myötä yhä monitahoisemmat liiketoimintaprosessit ovat yksi syy siihen, että yritykset ottavat käyttöönsä työnkulun hallinnan. Mutta mitä hyötyä yritykselle on työnkulun hallinnasta tai automatisoinnista? Kerromme teille viisi tärkeintä hyötyä.
Yksikertaiset toimenpiteet, kuten tietojen syöttäminen, vaativat usein paljon aikaa ja toistoa. Työnkulun automatisoinnilla yksinkertaisten toimenpiteiden toistot voidaan automatisoida, jolloin työntekijöille jää enemmän aikaa muihin tehtäviin.
Kaikki työntekijät tietävät, mitä heiltä odotetaan ja kaikkien vastuualueet sisällytetään automaattisesti työnkulkuun. Näin ei koskaan tule epäselvyyttä siitä, kenen täytyy vielä hyväksyä jotain, kenellä on vielä jotain kysyttävää tai miten tehtävät jaetaan kollegan loman aikana. Prosessi sujuu nopeammin ja kaikkien tiedot ovat aina ajan tasalla.
Prosessin ollessa osa työnkulkua oikeiden päätösten tekeminen helpottuu. Prosessi dokumentoidaan paljon paremmin, jolloin saatavilla olevan tiedon laatu paranee. Jatkuva oikean tiedon saanti auttaa tekemään parempia päätöksiä.
Aika on rahaa ja ajan turha käyttäminen tehtäviin on rahan tuhlausta. Prosessin digitalisaation avulla yritykset säästävät aikaa ja sitä kautta myös paljon rahaa. Olisi sääli jättää tämä mahdollisuus käyttämättä.
Kun meneillään on useita prosesseja samanaikaisesti, ei vastuuhenkilön aina ole helppoa hallita kokonaiskuvaa. Työkuvan automatisointi mahdollistaa kaikkien tehtävien seuraamisen hallintapaneelien kautta, jolloin myös koko prosessin reittiä voidaan seurata.
Työnkulun hallinta voidaan toteuttaa kahdella tavalla: käyttämällä jo olemassa olevia sovellusten sisäisiä työkaluja tai valitsemalla tietty automatisointiratkaisu työnkulun järjestämiseksi. Mitkä ovat mahdollisuudet ja mitä asioita täytyisi huomioida ennen päätöksen tekoa? Näihin kysymyksiin löytyy vastaus oppaastamme Työnkulkujen rakentaminen. Lataa opas alta.