Dokumentinhallinnassa oleellisinta on keskittyä hetkiin, joissa uutta tietoa luodaan. Alussa tehdyt ratkaisut vaikuttavat suoraan siihen, kuinka turvallisesti tieto kulkeutuu ja tallentuu tai miten helposti se löytyy myöhempää käyttöä varten.
Esimerkiksi yrityksen asiakaspalvelijan pitää pystyä reagoimaan kysymyksiin nopeasti, joten työohjeiden ja muiden tarpeellisten dokumenttien on löydyttävä heti –usein jo yhden puhelinsoiton aikana. Viimeisimmän ohjeversion tai tiedon löytyminen kiireessä on vaikeaa tai jopa mahdotonta, jos organisaatiossa ei ole sovittuja käytäntöjä tai asiakaspalvelijalla käytössään toimivaa hakua, joka löytää nopeasti halutut dokumentit. Sähköpostin syövereistä ohjeita etsivä usein hukkuu sille tielleen.
Paras tapa tehostaa yrityksen toimintaa ovat uudelleen mietityt toimintatavat ja ketterät ratkaisut, joista hyödyt realisoituvat heti. Järjestelmien tehtävä on mukautua työnteon tarpeisiin, ei toisin päin.
Uudistusinnon aikana kannattaa muistaa, että pelkillä hankinnoilla päästään harvoin parempaan lopputulokseen. Oleellisempaa on tekemisen ja toimintatapojen uudistaminen. Tarkoitus on, että järjestelmähankinnalla tuetaan työtapojen ja prosessien tehostamista.
Toukokuun webinaarissamme esittelimme, kuinka ratkoa kolme tyypillistä dokumenttienhallinnan haastetta: asiakirjoja luodaan isoja määriä, tietoa vastaanotetaan eri muodoissa ja papereita on mapeittain hyllyissä.
Vaikka asiakirjahallintaan liittyvät muutokset tuntuvat isoilta ja haastavilta ongelmilta, suuren urakan edessä ei kannata lamaantua. Toimintatapojen uudistaminen kannattaa aloittaa vaiheittain.
Olemme tuottaneet aiheesta oppaan, jonka avulla tarjoamme välineitä organisaationne tiedonhallinnan toimintasuunnitelman tueksi. Oppaan avulla voit muun muassa selvittää, minkälainen on organisaationne tiedonhallinnan kypsyystaso. Oppaassa on myös lueteltu etenemisen askeleet, joiden avulla pääsette liikkeelle tiedonhallinnan laadun parantamisessa.