Vaikka ollaan kovaa vauhtia menossa kohti kaikkea digitalisoitua ja automatisoitua, on todennäköistä, että bisneksessäsi liikkuu yhä paperia. Et ole ainut. Aberdeen Groupin tekemän tutkimuksen mukaan lähes puolet vastaajista kertoi, että heidän perusbisnesprosessit olivat riippuvaisia jonkinlaisista paperidokumenteista tai digitaalisesti järjestäytymättömästä datasta. Yli puolet vastaajista kertoi, että heidän bisnesdataansa säilytetään näissä formaateissa.
Informaatiotulvan digitalisointi ratkaisee joitain näistä ongelmista. Ydinkysymys onkin, mistä aloitat dokumenttien digitalisoinnin. Et voi mennä vikaan, jos aloitat omien prosessiesi arvioinnilla. Digitaalinen murros liittyy yhtä paljon arkipäiväisiin työprosesseihimme kuin seuraavaan isoon teknologiamullistukseen. Vaikka ollaan isojen asioiden äärellä, alkuunpääsy on pienistä muutoksista kiinni. Tulevaisuuden toimisto tulee olemaan digitaalinen ympäristö, joka nojaa digitaalisiin prosesseihin.
Juuri arkipäivän pakertamisessa digitalisaation hyödyntäminen on ratkaiseva kilpailutekijä, kun on kyse asiakastyytyväisyydestä, työntekijöiden tuottavuudesta ja pienemmistä kustannuksista.
Organisaation kyky siirtyä paperipohjaisista prosesseista digitaalisiin työtapoihin on suoraan verrannollinen operatiivisen toiminnan menestykseen. Jossakin kohtaa siirtymävaihetta skannaaminen on nostettava esille. Se on olennainen osa siirtymistä digitaaliseen toimistoon ja digitaaliseen tulevaisuuteen.
Tästä aiheesta on paljon hyvää pohdintaa jo entuudestaan. Esimerkiksi dokumentinhallinnan asiantuntija, Kevin Craine, on jo aiemmin kuvannut skannaamisen eri tasot. Hän on määritellyt 5 eri skannaustasoa sekä esitellyt niihin liittyvät riskit ja mahdollisuudet. Tässä tiivistelmä Crainen määritelmistä:
Kevyin vaihtoehto tiedon kaappaamiselle. Skannaa paperidokumentit ja säilytä ne digitaalisessa muodossa.
Teknologiat kuten OCR (Optical Character Recognition = optinen merkintunnistus) lukevat dataa suoraan dokumentista ja automaattisesti muuttavat sen indeksoiduksi tietokentäksi. Postinumerot, summat, ja päivämäärät ovat esimerkkejä tällaisesta datasta. Monet tiedontaltiointiohjelmista, jotka hyödyntävät OCR:ää edellyttävät dokumenttipohjien määrittelyä etukäteen. Se taas vaatii ohjelmoijien työtä, mikä tarkoittaa lisäkustannusta ennen kuin tälle tasolle päästään.
Edistyneemmät tiedontaltiointiratkaisut pystyvät käsittelemään monimutkaisempia datan lähteitä. Dokumenttipohjien ei esimerkiksi tarvitse olla etukäteen määriteltyjä tai data voi olla käsinkirjoitettua. Älykäs ohjelmisto lähettää digitalisoidun tiedon tarvittaviin taustajärjestelmiin, sovittuihin tallennuspaikkoihin tai sovelluksiin.
Tietoa voidaan ottaa talteen useista eri lähteistä: monitoimilaitteelta, tabletista tai älypuhelimesta. Laitteet, jotka tukevat tiedonkaappausratkaisuja, antavat työntekijöille mahdollisuuden mistä tahansa syöttää tietoa suoraan yrityksen haluamiin järjestelmiin (lähettämättä esim. paperidokumenttia keskuskonttorin kautta skannattavaksi CRM:ään tai vastaavaan).
Crainen visio tästä on, että ”kaikki dokumentit on taltioitu, digitoitu ja säilytetty mahdollisimman pienellä manuaalityön määrällä”. Tiedon taltiointiratkaisu hyväksyy dokumentit missä tahansa muodossa: sisältäen paperin skannattuna, faksattuna tai monitoimilaitteelta, työpöytädokumentit, sähköpostit, mobiililaitteelta tulleen datan jne.
Jos bisneksesi on tosissaan siirtymässä digitaaliseen aikakauteen, sinulla on paljon tehtävää. Puoli voittoa on kuitenkin se, että tiedät mistä aloittaa! Viestimme on selvä: aloita dokumenttien digitalisoinnista. Pian olet matkalla kohti digitaalisia ja samalla tehokkaampia prosesseja.
Digitalisointi-projektin tueksi on järkevää etsiä osaava IT-kumppani.