Mitä on tulostuksenhallinta?

Ketä kiinnostaa tulostuksenhallintapalveluiden infrastruktuuri? Loppukäyttäjät eivät luultavasti ole kiinnostuneita, kunhan he saavat työnsä tehdyksi. Entä talouspuolen ihmiset? He ovat varmaankin enemmän kiinnostuneita tulostamisen kustannuksista ja säästöistä kuin sen takana olevasta teknologiasta. Entä IT-tiimit? Kyllä, heitä kiinnostaa tulostustekniikka. Toimistotyöntekijät? Samoin. Heitä kaikkia kiinnostaa, koska heidän tehtävänsä on huolehtia ja käyttää kaikkea, joka koskettaa yrityksen verkkoa, prosesseja ja järjestelmiä.

Taustalla toimiva infrastruktuuri on osa tulostuksenhallintapalveluita, jotka koskettavat yrityksen omia järjestelmiä, prosesseja ja teknologioita. Tulostuksenhallintapalvelu sisältää portaalit, mittarit ja muut työkalut, jotka valvovat kaikkia tulostavia laitteita. Se ilmoittaa huoltoteknikoille, kun jokin tarvitsee huomiota, se seuraa tapahtumia ja luo raportteja vertailua ja lisätietoja varten.

Useimmiten palvelun infrastruktuuri ja taustajärjestelmät ovat loppukäyttäjien näkymättömissä, mutta niillä on suuri rooli, kun tarjotaan asiakkaan odottamaa saumatonta, näkymätöntä, mutta aina läsnä olevaa palvelua.

Laitehallinnasta kokonaisvaltaiseen hallintaan

Tulostuksenhallinnassa tärkeintä ei ole laitteet, vaan teknologia, joka tarjoaa sopimuksenmukaisia palveluita laitteiden ympärille. Tällöin se on muutakin kuin laitteiden korjauksia ja tarvikkeiden toimituksia ongelmatilanteissa.

Asiakkaalla on palvelulle kovat vaatimukset. Palvelun tulee olla turvallista, integroitua, luotettavaa, seurattavaa sekä helppokäyttöistä, ja sen tulee antaa reilusti näkyvyyttä yrityksen verkottuneisiin laitteisiin.

Infrastruktuurin osiin sisältyvät:

• Laitehallinnan työkalut - laitetason teknologia
• Palvelunhallinta - osa, joka mahdollistaa etävalvonnan ja -toiminnot
• Käyttäjäportaali - osa, joka yhdistää visuaalisesti yritykset ja huoltohenkilökunnan toimintaympäristöön.

Miksi sinun pitäisi kiinnostua tulostuksenhallinnasta?

Et ehkä kiinnitä tulostamiseen kovinkaan paljon huomiota arjessa, mutta kun on aika allekirjoittaa palvelusopimus, on hyvä tietää, mitä sillä tarkoitetaan. Palveluntarjoajia erottaa toimitusinfrastruktuurin laatu, luotettavuus ja laajuus. Lue muutamia analyyseja, ja huomaat nopeasti, että tämä on tärkeä mittapuu myyjän osaamiselle.

Kun ymmärrät, mikä on tärkeää, tiedät, mitä kysyä tulostuksenhallintapalveluista uusiessasi sopimusta tai valitessasi uutta palveluntarjoajaa.

Voit käyttää näitä kysymyksiä keskustelun tukena:

• Millä tavalla palveluntarjoaja toimittaa palveluita yritystasolla?
• Millaisia teknologioita, prosesseja ja alustoja palveluun liittyy?
• Seuraavatko, keräävätkö ja raportoivatko työkalut laitedataa?
• Voidaanko ne integroida yrityksesi toiminnanohjaus- ja talousjärjestelmiin tai muihin järjestelmiin?
• Panostaako palveluntarjoaja teknologiansa sekä työkaluvalikoimansa kehittämiseen ja optimointiin?

Toivottavasti näistä kysymyksistä on sinulle apua. Mikäli IT-palveluiden ostaminen on ajankohtaista, lataa oppaamme tästä.