Asiantuntijoiden mukaan tulostuksenhallintapalveluiden markkinat ovat kypsät, eli suurin osa asiakkaista ymmärtää laiteoptimoinnin ja laitekannan hallinnan kaltaisten palveluiden arvon. Huonommin ymmärretään tulostuksenhallintapalveluiden arvo astinlautana digiaikaan, eli digitalisaatioon. Oikeissa käsissä nämä palvelut toimivat innovaatioalustana ja polkuna paperista digiaikaan.
Alla olemme listanneet seitsemän tapaa, joilla tulostuksenhallintapalvelut tuottavat asiakkaillemme peruspalvelutason ylittävää arvoa heidän siirtyessään digiaikaan.
Tulostuksenhallintapalveluiden erottaminen asiakirjojen elinkaaresta on vaikeaa, koska monitoimilaitteet toimivat monien asiakirjaprosessien kriittisissä solmukohdissa. Seuraavan vuosien aikana painopiste siirtyy laitteista ja tulostuksesta tallentamiseen ja sisältöön. Runsaasti paperia käyttävät prosessit on helpompi tunnistaa ja automatisoida.
Tulostuksenhallintapalveluiden ominaisuudet auttavat selviämään haasteista, jotka liittyvät ympäristöihin, joissa käytetään sekä digitaalisia että paperisia asiakirjoja ja jotka voivat siksi sotkea digitalisaatiota koskevat suunnitelmasi. Tällaiset hybridit ympäristöt eivät ole katoamassa minnekään, koska liiketoiminnalliset asiakirjat muunnetaan tyypillisesti analogisesta digitaaliseksi ja takaisin monta kertaa elinkaarensa aikana. Myös digiaikaan siirtyneen liiketoiminnan tulee toisinaan pystyä käsittelemään tulostettuja asiakirjoja, jotka tulevat yrityksen ulkopuolisilta tahoilta, kuten asiakkailta ja toimittajilta.
Onko sinulla tulostuspalvelusopimus ja -kalusto? Onko laitteilla yhteinen käyttöliittymä, jonka kautta käyttäjät varmennetaan ja sovellukset räätälöidään? Jos on, sinulla on jo pääsy digitaaliseen työtapaan sekä jatkuvan innovoinnin mahdollistava innovaatioalusta. Kun käytät olemassa olevaa tulostusympäristöä työtapojen parantamisen ja asiakirjojen hallinnan pohjana, tarvitset yhden alustan vähemmän matkallasi digiaikaan.
Seuraavan sukupolven tulostuksenhallintapalveluiden tavoite on aina ollut pyrkiä minimoimaan käyttökatkokset ja sama pätee myös digitalisaatioon. Tulostuspalvelualustat on suunniteltu integroitavaksi olemassa oleviin järjestelmiin sen sijaan, että ne painostaisivat käyttäjää toteuttamaan suurempia muutoksia kuin mihin organisaatio on valmis. Kaikki yritykset ovat hiljalleen luopumassa tulosteista tai pikemminkin ne ovat hyväksymässä hybridit ympäristöt, joissa käytetään sekä paperisia että digitaalisia asiakirjoja. Tulostuksenhallintapalveluiden eteenpäin katsova strategia siirtää tämän ympäristön, johon yritysten on pakko siirtyä, digitaaliseen työpaikkaan, jollaisen yritys itse haluaa.
Vaikka pyrit tarjoamaan asiakkaillesi tuoreita innovaatioita ja ajan tasalla olevia turvallisuusratkaisuja, organisaatiosi on yhä riippuvainen vanhoista järjestelmistäsi ja käytännöistäsi. Juuri vanhan säilyttäminen uuteen valmistautuessa on hybridin IT-ympäristön ongelma, koska kumpikin ympäristö vaatii hallinnointia. Tulostuspalvelusopimus tarjoaa yllättävän hyvän välineen hybridin IT-ratkaisun hallintaan sekä pohjan sen päälle rakentamiseen. Tulostuksenhallintapalvelu tarjoaa työkaluja ja asiantuntijuutta, jotka auttavat pitämään liiketoiminnan vakaana ja joustavana. Nämä palvelut tarjoavat luotettavan resurssin päivittäisiin asiakirjoihin liittyviin haasteisiin ja mahdollistavat kattavamman automaation ja digitalisaation.
Useimmat IT-organisaatiot uhraisivat mielellään enemmän aikaa ja resursseja digitalisaatioon, jos niillä olisi siihen varaa. Samaan aikaan kun organisaatio vaatii enemmän innovaatioita ja palveluita, IT-budjetti pienenee, koska toimintamenot ja vanhat sovellukset vaativat rahaa. IT-osaston täytyy kutistaa menoja innovaatioiden rahoittamiseksi. Tulostuksenhallintapalvelut tarjoavat tähän ratkaisun. Kun palvelu luo kustannussäästöjä (jotka voivat parhaimmillaan olla jopa 30 %) esimerkiksi prosessiautomaation, lisää varoja vapautuu turvallisuuden, liikkuvuuden ja e-julkaisujen digitalisaatioon.
Digitalisaatio ei tapahdu yhdessä yössä, ja toisinaan asteittainen siirtyminen toimii parhaiten. Tulostuksenhallintapalvelut eivät vaadi infrastruktuurin laajamittaista uudistusta, jotta asiakirjoja ja prosesseja koskevat innovaatiot saadaan lisättyä järjestelmiin. Tulostuspalvelun eteenpäin katsova lähestymistapa antaa sinulle tilaa hengittää siirtymisen aikana ja minimoi muutoksista aiheutuneen häiriön. Uudet digitaaliset ominaisuudet rakennetaan nykyisen tulostusympäristörunkosi pohjalle.
Ensi viikolla julkaisemme toiset seitsemän tapaa, joiden avulla digiaikaan siirtyminen helpottuu. Jo nyt lisää aiheesta voit lukea e-kirjastamme Miksi tulostuksen analysointi on avain menestykseen. Sen avulla selviää, miksi digitalisaatio kannattaa aloittaa tulostuksen analysoinnista sekä kolme askelta sen toteuttamiseksi.