Miksi dokumentit ei löydy?

Asiakkaillamme on usein investoitu esim. Office 365:een ja SharePoint olisi käytössä, jos sitä käytettäisiin. Olemme jo kauan sitten nähneet, etteivät ohjeistukset ja ohjeistuksen ohjeistukset toimi. Se mitä haluamme tarjota jo tehdyn investoinnin takaisinmaksun toteuttamiseksi, on ohjattu tallennus.  Tähän liittyy paljon muutakin, mutta tämä yksi asia on jo pelkästään mainitsemisen arvoinen.

93% ei löydä dokumentteja, koska ne on nimetty, tallennettu tai merkitty väärin

Näin kertoo M-Filesin teettämä tutkimus. Eikä se ole ihme, onhan lähes mahdotonta olettaa kaikkien käyttävän oikeita metatietoja, nimeämiskäytäntöjä ja tallennuspolkuja pelkästään ohjeistusten varassa. Käytännöt ovat kirjavia, ja jokainen toimii omalla tavallaan. Sen takia puhumme ohjatusta tallennuksesta, että tieto ohjautuisi sinne minne se kuuluu: löydettäväksi ja hyödynnettäväksi.

Tiedonhallinnan peruskivi on tiedon ohjaus

Tiedonohjaussuunnitelma on loogisesti se ensimmäinen, joka joko tehdään tai päivitetään nykyvaatimuksien mukaiseksi. Tekemämme "Organisaation älyn tila"-testin mukaan 49%:lla ei ole tiedonohjaussuunitelmaa. Lisäksi 19 % ei edes tiedä, onko organisaatiossa tiedonohjaussuunnitelmaa.

Kun käytetään yhteistä tietomallia kaikkien organisaatiossa liikkuvien Office-dokumenttien, sähköposti- liitetiedostojen, sekä digitoidun arkiston tiedonohjauksessa, saadaan geneeristä mallia pohjaksi käyttäen luotua suunnitelma, jonka ansiosta dokumenttien mukana jalkautuu ohjaava prosessi käytännöistä. Tieto ohjautuu suunniteltujen rakenteiden mukaisesti, tarvittavilla metatiedoilla olemassa olevaan järjestelmään. Ohjattu tallennus huomioi nämä asiat automaattisesti, asiakirjakohtaisesti.

Kun tiedonohjaussuunnitelmaa tehdään, määritellään tärkeimmät ja oleellisimmat asiat, jotka voidaan ohjatusti toteuttaa:

• Asiakirjatyypeittäin tiedot jotka tarvitaan tiedon löytämiseksi ja kategorisoimiseksi
• Compliance / vaatimustenmukaisuus -ohjelma ja sisällöt
• Dokumentinhallintajärjestelmän määritellyt rakenteet ja niitä noudattavat metatiedot
• Tallennuspolut, joiden mukaan tieto ohjatusti tallentuu ja jäsentyy löydettävään ja hyödynnettävään muotoon.
• Yhteiset käytännöt, joilla tiedonohjaus palvelee koko organisaatiota.

Jo tehdyn investoinnin hyödyntäminen

Monella on jo erinomainen järjestelmä käytössään tietojen tallennuspaikaksi, osana O365:ttä. Lienee meidän kaikkien toiveissa, että järjestelmät joihin on investoitu välillä suuriakin summia, saadaan tuottamaan ja luomaan lisäarvoa. Tähän liittyy juuri tiedon ohjattu tallennus ja tiedonohjaussuunnitelma.

Kun me sanomme älyä asiakirjoihin, se tarkoittaa oikeastaan älyä dokumentinhallintaan. Se, miten me sen teemme, sen tietää jo yli 60000 tyytyväistä loppukäyttäjää. Sparraamme myös mielellämme organisaatioita, jotka näiden asioiden parissa tuskastelevat. Kannattaa lukea, mitä asiakkaamme kertovat saaneensa meiltä.

Tai voit aloittaa tutustumalla johtajan oppaaseen, jossa käydään läpi näitä asioita enemmän työtapojen ja toimintatapojen näkövinkkelistä. Lisäksi kannattaa varata ilmainen 30 minuutin tilannekartoitus asiantuntijoidemme kanssa (Teams-verkkokokous)

Tavoitteemme on luoda ihmisiä palvelevia ympäristöjä, joissa isojakin määriä dokumentteja on helppo luoda, löytää ja hyödyntää uudelleen.