Skip to the main content.

kameleon-symbol

OTA YHTEYTTÄ

Moikka,

Asiakirjat ovat keskeisiä organisaation toiminnalle. Niihin kertyy tietoa, niillä jaetaan tietoa. Niitä luodaan, kopioidaan, skannataan, editoidaan. Niitä tallennetaan, etsitään, lähetetään, vastaanotetaan, tulostetaan. Asiakirjoilla luodaan mielikuvia. Iso osa tietotyöläisen työajasta kuluu asiakirjojen kanssa, tunteja päivässä.

Tavassa käsitellä asiakirjoja näkyy myös tekijänsä kädenjälki. Sekä hyvässä että pahassa. Laadukkaat asiakirjat tuovat organisaatiolle kilpailuetua. Huolimaton suhtautuminen altistaa organisaation turhille riskeille.

Document Housen missio on tuoda älyä asiakirjoihin sen elinkaaren eri vaiheissa. 

Ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella, niin käydään teidän tilannetta läpi. 

ps. erityisen tärkeätä on varmistaa, että asiakirjan elinkaari lähtee heti alusta alkaen oikealle polulle - myöhemmässä vaiheessa alun virheitä on vaikea korjata.

Ideation Brainstorming Tips Infographic Graph-6

1 min read

Kun tiedostoja säilytetään omassa sähköpostissa

Kun tiedostoja säilytetään omassa sähköpostissa

Sähköpostitse kulkee paljon tärkeitä dokumentteja ja tietoa, jonka pitäisi olla luottamuksellisuudenkin takia säilöttynä ihan muualla kuin henkilökohtaisessa sähköpostilaatikossa. Oletko tullut ajatelleeksi, kuinka paljon sähköpostin pitäminen epävirallisena tiedon säilytyspaikkana kaiken kaikkiaan aiheuttaa hankaluuksia ja kuinka paljon tärkeää tietoa säilytetään tietoturvattomasti?

tiedon saatavuuden ongelmat ovat valtaosalle tuttuja

  • Henkilökohtaisessa sähköpostissa tieto on vain yhden työntekijän käytössä. Tiedon pitäisi kuitenkin päätyä organisaation yhteisiin järjestelmiin, joihin tarvittavilla tahoilla on pääsy. Kun tulee henkilövaihdoksia, tai joku on lomalla, ei sähköpostissa oleviin tietoihin ole kenelläkään pääsyä.

  • Sähköposteissa tiedon indeksointi- ja hakuominaisuudet ovat hyvin rajallisia. Tämä taas aiheuttaa sen, että tärkeä liite voi ola vaikea löytää, varsinkin juuri silloin kun tietoa tarvitaan. Ei ole harvinaista, että tieto joudutaan pyytämään lähettäjältä uudestaan.

  • Työaikaa kuluu turhaan tiedon etsimiseen. Tiedonohjaussuunnitelma kannattaa tehdä, koska ilman sitä on mahdoton määritellä, minne tiedon pitäisi kulkeutua ja mistä sen pitäisi löytyä. Pelkillä ohjeistuksilla ei päästä puusta pitkälle. Tiedonhallinta kannattaa miettiä niin päin, että ohjataan halutut tiedot haluttuihin järjestelmiin, halutuilla tiedoilla. Metatiedot saapuvaan tietoon, oletuksena.

69% hallinnoi dokumentteja sähköpostilaatikossaan, irrallaan yhteisistä järjestelmistä

Sähköpostitse tulleiden tietojen tarkoitus on edetä käyttöön. Jos tieto jää Saapuneet-kansioon tai omaan henkilökohtaiseen kansiorakenteeseen, sinne se myös unohtuu. M-Filesin teettämän Top-Doc-Management-Challenges -tutkimuksen mukaan 69 % säilöö silti dokumentit omassa sähköpostissaan. Tästä aiheesta voi lukea lisää sivuiltamme.

Organisaation tiedonhallinta on usein helpointa aloittaa juuri sähköpostien käytön järkevöittämisestä. Ohjattu tiedon siirtäminen eli ohjattu tallennus sähköpostista saattaa yllättää vaivattomuudellaan: yksinkertaisimmillaan sinun tarvitsee vain kertoa, mitä tallennetaan. Sijoituspaikan ja metatietojen kirjaaminen tapahtuu taustalla. Esimerkiksi sähköposteissa valmiina olevat metatiedot saadaan suoraan käyttöön, jolloin käyttäjältä jää ”turhan kirjaamisen” työvaiheet pois.

Monessa organisaatiossa vaatimustenmukaisuuskin jo edellyttää, että tietyt asiakirjat ja tiedot löytyvät yhteisistä, tiedonohjaussuunnitelman mukaisista tietoturvallisista järjestelmistä.

Meidän tehtävämme on tuoda älyä asiakirjoihin, ja sen teemme sähköisille ja paperisille liiketoiminnan asiakirjoille, ja ohjaamme tiedon älykkäästi ja metatiedotettuna talteen, löydettäväksi.

Tunnetko asiakirjanhallinnan ekosysteemin ja sen roolit?

Tunnetko asiakirjanhallinnan ekosysteemin ja sen roolit?

Asiakirjanhallinnan ekosysteemi on laaja ja monimutkainen, ja siihen kuuluu lukematon määrä työkaluja, jotka on suunniteltu helpottamaan asiakirjojen...

Read More
Asiakirjojen hallintaa vai ajanhukkaa?

Asiakirjojen hallintaa vai ajanhukkaa?

Nykyisessä hektisessä työympäristössä aika on usein arvokkain resurssimme. Silti monet organisaatiot tuhlaavat sitä tiedostamattaan tehottomaan...

Read More
Haasteita asiakirjanhallinnassa? Aika tutustua Kameleoniin tarkemmin

Haasteita asiakirjanhallinnassa? Aika tutustua Kameleoniin tarkemmin

Asiakirjat ovat yrityksen sydän ja sielu. Asiakirjamallit ovat yhä tärkeämmässä roolissa, koska ne auttavat automatisoimaan ja virtaviivaistamaan...

Read More