Katoaako tieto ihmisten mukana?

Roolivaihdokset ja ihmisten vaihtuvuus on luonnollinen osa minkä tahansa organisaation arkea. Silti prosessit harvoin tukevat tätä kovinkaan hyvin.

Kun tapahtuu luonnollista urakehitystä ja ihminen siirtyy talon sisällä muihin tehtäviin ja joku muu ottaa tämän ihmisen paikan, on yleensä ensimmäiset kuukaudet kahden roolin taakka kannettavana, kun pitää auttaa seuraajaansa löytämään tarvittavat tiedot ja pitää päivittää kaikkien tehtävään kuuluvien projektien / statusten nykytilanne ja paljon muuta. Sama pätee tilanteessa, jossa uudelle ihmiselle annetaan pitkä lista tietoa järjestelmistä, joista tietoa saa lähteä etsimään päästäkseen jyvälle uudesta roolistaan.

Prosessi ei ole byrokratiaa

Vaikka moni pitää sanaa prosessi byrokratiana, on se parhaimmillaan ajansäästöä kaikille osapuolille. Käytetään vaikka esimerkkinä myyjää joka siirtyy toisen työnantajan palvelukseen organisaatiosta, jossa prosessi ei ole kunnossa;

• Lähtevän henkilön on tehtävä pitkä lista linkkejä ja päivitettävä nykytilanne kaikista asiakkaista, joko esimiehelleen, seuraajalleen tai HR:lle.
• Seuraaja (joko talon sisältä tai ulkopuolelta) joutuu kysymään kaikilta lähikollegoilta lisätietoa päästäkseen kärryille roolin nykytilanteesta.
• Asiakkailta joudutaan kysymään perusasioita, kun uusi ihminen ei löydä tarvittavaa tietoa asiakkaan tilanteesta omista järjestelmistä.

Tämä on kuitenkin tilanne ainoastaan silloin, kun organisaation tieto ei ole hallussa. Eli silloin kun tietoon ei ole lisätty tarvittavaa tietoa (metatietoa) joka helpottaisi sen löytymistä järjestelmästä riippumatta. Jos prosessit ovat kunnossa ja tiedonohjaussuunnitelma implementoitu, voi uusi tulokas ryhtyä töihin kaiken tarvittavan tiedon kanssa.

Meille tämä ei ole pelkkää sananhelinää, vaan teemme tätä tälläkin hetkellä. Olemme palkanneet uusia ihmisiä ja palkkaamme edelleen. Heille kaikille haluamme tarjota mahdollisimman helpon perehdytyspolun ja antaa kaikille vapaus aloittaa työt tarvittavilla, ajantasaisilla tiedoilla.

Vanhan mallin mukaan ihminen tuottaa vasta oltuaan 6kk työsuhteessa

Ja tämähän on ihan puppua! Ihminen voi olla tuottava ja tuottelias vaikka jo viikossa, jos hänelle tarjotaan pääsy oikeaan tietoon, eikä hukuteta eri järjestelmissä olevan tiedon läpikäyntiin ja etsimiseen. Kyseessä on oikeastaan vaan yhtenäisen datamallin ja hyvän tiedonohjaussuunnitelman toimivuus. Kun nämä asiat on saatettu kuntoon, on samalla syntynyt prosessi joka auttaa myös tilanteessa, jossa ihmiset vaihtavat rooleja tai työnantajia. Toki perehdytys itsessään on muutakin, mutta tieto on kultaa.

Tosin, tuo ongelma liittyen tuottamattomuuteen on monessa organisaatiossa päivittäinen ongelma myös muun henkilöstön keskuudessa... Tiedätkö sinä, mitä aikasyöppöjä organisaatiossasi on liittyen tiedon etsimiseen ja hyödyntämiseen? Selvitä lyhyellä testillä organisaatiosi tila tähän liittyen, niin saat tuloksena lyhyen yhteenvedon tilanteestanne.

Muistathan, että kuulen mielelläni muiden ajatuksia näistäkin aiheista.

Hyvää syksyä,

T. Jarkko