Viimeisen kymmenen vuoden aikana teknologinen kehitys on ollut nopeampaa kuin koskaan aiemmin. Vauhti ei ole hidastumaan päin. Se ei ole uutta kenellekään. Teknologiat on otettu onnistuneesti käyttöön työyhteisöissä, koska niiden on oikeasti huomattu helpottavan työskentelyä.
Monessa paikassa näin on tapahtunut, mutta liian moni toimii vielä "näin on aina ennenkin tehty" -mentaliteetilla ja tuhlaa sekä organisaation että omia voimavaroja ja heikentää siten kilpailukykyä. Uutta olisi se, että näistä teknologioista oikeasti otettaisiin kaikki mahdollinen irti.
Toimintaympäristön kehitys vastaan todellisuus
Ihannemaailmassa tässä uudessa, teknologiavaltaisessa toimintaympäristössä eli käytännössä usein toimistossa työt sujuisivat kuin itsestään, prosessi prosessin perään menisi eteenpäin, pullonkauloja ei olisi missään ja tuutista ulos tulisi valmista hyödykettä ja kauppa kävisi. Ai että, olisihan se mukavaa, mutta työntekijän näkökulmasta usein kaukana todellisuudesta. Kuulostaako kuvitteellinen esimerkki yhtään tutulta?
Välillä tuskaa tuottaa jo tietokoneen käynnistäminen päivityksien jälkeen. Sitten joka-aamuinen sähköpostien ja niiden liitteiden availu – mitähän millekin tekisi vai tekisikö mitään. Pahimmassa tapauksessa juuri ne organisaatiolle tärkeät dokumentit jäävät Outlookin syövereihin yhden ihmisen taakse. Saati sitten, kun pitäisi tyhjästä nyhjäistä ja alkaa itse luoda vaikkapa uutta tarjousta. Olisipa helppoa, kun joku muu olisi miettinyt tarjousfraasit ja mallit valmiiksi, joista vain valita kyseiselle asiakkaalle sopiva. Sekin helpottaisi, jos pääsisi edes katsomaan jonkun muun tekemää tarjousta malliksi. Hankalaahan sekin on, ellei joutilasta tarjousta lojuisi jonkun pöydän kulmalla. Toisen tietokoneelta tai salkusta sellaista on paha lähteä kaivamaan.
Ihmeen kaupalla ja kahvin voimalla saat kuitenkin tarjouksen tehtyä! Lounaan verran hengähdystaukoa ennen kuin asiakas tulee toimistolle kuulemaan ratkaisuehdotuksesi. Hän haluaisi alkuun tulostaa puhelimestaan pari asiakirjaa ja käydä ne läpi paikan päällä. Tietoturvasyistä hän ei halua lähettää niitä organisaationsa ulkopuoliseen sähköpostiin tulostettavaksi. Tulostamatta ne jäivät, vaikka hienot masiinat toimiston nurkassa ovatkin. Ei jäänyt sille asiakkaalle kovin hyvä kuva nykyaikaisesta, tehokkaasta toiminnasta, jonka nimeen jokainen nykyään vannoo. Siinä meni aikalailla yksi työpäivä kärjistetysti yhden tarjousprosessin hoitamiseen. Tehostamisen varaa on varmasti monessa kohdassa!
Kysy käytännön tekijöiltä
Jos joku on jo onnistunut välttämään kaiken asiakirjoihin liittyvän, niin ilmoittautukoon heti! Haluamme olla ensimmäisenä ottamassa oppia! Siihen saakka yritämme helpottaa muiden asiakirjoja käsittelevien eli mielestämme ihan jokaisen työtä.
Yksi tapa lähteä liikkeelle on tunnistaa asiakirjahallinnan eri osa-alueet omassa organisaatiossa ja selvittää työntekijöiltä, mitkä asiat tällä hetkellä hoituvat helposti ja mitkä eivät. Työntekijälle asiakirjahallinta voi olla terminä vieras, eikä siihen tarvitse takertua. Yksinkertaisien kysymyksien avulla asiantuntija saa helposti selville, missä prosesseissa on tehostamisen paikka. Parannus näkyy myöhemmin suoraan työntekijöille, kun työtehtävistä jää ”turhia”, aikaa vieviä välivaiheita pois. Tämä on tehokas keino sitouttaa niin työntekijät kuin johtokin muutokseen, koska konkreettiset tulokset näkyvät heti ruohonjuuritasosta lähtien.
Turhaa työtä on
Huiput eivät tee yleensä mitään turhaa. Työaika käytetään työn tekemiseen, koska huiput haluavat menestyä jatkossakin – eivätkä tuskailla tarjousfraasien, sopimuspohjien etsimisen ja tiedon löytämisen kanssa.
Kuka nyt ei haluaisi olla huippu! Ja lopettaa kaiken turhan tekemisen. Minusta se kuulostaa mahtavalta. Jos organisaatio, työnantaja ja esimies haluavat tukea minua tässä, niin mikäs sen parempaa.
Keskitytään jokainen olemaan huippuja omassa hommassamme ja annetaan automaation hoitaa turhuudet siellä missä mahdollista.
Mikäli haluat tarttua härkää sarvista, lataa alta lisätietoa ratkaisusta.