Kopioiminen vanhoista asiakirjoista uuden asiakirjan luomiseksi voi tuntua suurelta ajansäästöltä, mutta on tärkeää olla tietoinen siihen liittyvistä riskeistä.
Tässä on 3 suurinta riskiä vanhojen asiakirjojen kopioimisesta uusien asiakirjojen pohjaksi:
1. Tietoturvariskien mahdollisuus: Kun kopioit vanhan asiakirjan, luot digitaalisen jäljen, joka sisältää samat metatiedot kuin alkuperäinen asiakirja. Tämä voi jättää jälkiä organisaation arkaluonteisista tiedoista. Jos esimerkiksi työntekijä vie omia luomiaan asiakirjoja mukanaan vaihtaessaan työpaikkaa, pelkkä toisen yrityksen nimi metatiedoissa voi aiheuttaa hämmennystä. Asiakirjan mukana kopioituvat metatiedot voivat olla haitallisia verkkojärjestelmässä ja pahimmassa tapauksessa johtaa tietojen väärinkäyttöön ja tietoturvariskeihin.
2. Tekniset haasteet: Vanhan asiakirjan kopioiminen saattaa johtaa muotoilun muutoksiin, mikä puolestaan voi sekoittaa lukijaa tai muokkaajaa, jos alkuperäinen asiakirja ei ole tuttu. Lisäksi uuteen asiakirjaan ei välttämättä päivity upotettua mediaa, kuvia tai linkkejä. Se voi aiheuttaa virheitä tai puutteita asiakirjassa.
3. Tietojen menetyksen riski: Kun teet kopion vanhasta asiakirjasta, on mahdollista, että jotkin keskeiset tiedot tai yksityiskohdat voivat kadota. Tämä johtuu siitä, että kaikki teksti tai muotoilu eivät välttämättä siirry täysin uuteen asiakirjaan. Näin ollen alkuperäisen asiakirjan tärkeät tiedot tai projektin yksityiskohdat saattavat hävitä.
Vanhan asiakirjan kopioiminen voi siis ensin tuntua hyvältä vaihtoehdolta, mutta on tärkeää tunnistaa kaikki kopioimisen riskit. Nykyisin monissa yrityksissä on käytössä erilaisia auditointiprosesseja, joiden avulla pyritään varmistamaan mahdollisimman tarkat ja tietoturvalliset asiakirjat.
***
Kameleon parantaa organisaation asiakirjojen yhtenäisyyttä, helpottaa sisällön hallintaa ja jakelua sekä säästää paljon aikaa, joka tarvitaan asiakirjojen luomiseen.
Jos haluat saada lisätietoja, ota meihin yhteyttä nähdäksesi Kameleonin toiminnassa.