Asiakirjamallit tarjoavat parempaa rakennetta, johdonmukaisuutta ja selkeyttä päivittäiseen työskentelyysi. Vastaavasti asiakirjamallien käyttämättä jättäminen voi aiheuttaa joukon ongelmia, sekaannusta tai viestinnällisiä häiriöitä. Haasteena asiakirjojen luomisessa on se, että jokaisella tekijällä, olemassa olevista ohjeistuksista riippumatta, on erilaiset toiminta- ja lähestymistavat. Se johtaa väistämättä laajaan digitaalisten asiakirjojen kirjoon ilman minkäänlaista organisaatiollista yhteenkuuluvuutta.
Kolme suurinta riskiä, jos et käytä asiakirjamalleja:
Huono nimeäminen ja epäloogisuus: Kun luot asiakirjoja ilman malleja, hakemistosi muuttuvat epäselviksi. Saatat alkaa käyttää lyhenteitä tai jopa omia nimeämismalleja. Epäjohdonmukaiset ja monenkirjavat käytännöt vaikeuttavat asiakirjojen tai tietojen nopeaa ja helppoa löytämistä.
Puute johdonmukaisuudessa: Ilman malleja saatat luoda asiakirjoja, joissa on irrallisia tietoja tai organisaation käytöstä poistuneita kuvia ja elementtejä. Se taas voi aiheuttaa viestintäongelmia kollegoiden tai asiakkaiden kanssa. Myös yrityksen yhtenäinen ilme kärsii ja se voi lopulta johtaa sekaannuksiin ja turhautumiseen.
Ajanhukka: Kun et käytä malleja, aikasi menee tiedon ja tiedostojen etsimiseen. Usein juuri tuo etsimisen vaikeus ja siihen käytetty aika tekevät sen, että päädytään luomaan uusi asiakirja alusta alkaen. Käytäntö tuhlaa sekä aikaa että resursseja, jotka voisivat olla käytettävissä tuottavampiin tehtäviin.
Yhtenäiset asiakirjamallit tarjoavat strukturoitua tekemistä ja järjestystä asiakirjan kaikkiin vaiheisiin sen koko elinkaaren ajan, luomisesta tallentamiseen ja hallinnasta arkistointiin. Sen myötä asiakirjat paranevat, tehokkuus ja tarkkuus lisääntyvät, ja sinä voit keskittyä muihin töihin.
***
Kameleon parantaa organisaation asiakirjojen yhtenäisyyttä, helpottaa sisällön hallintaa ja jakelua sekä säästää paljon aikaa, joka tarvitaan asiakirjojen luomiseen.
Jos haluat saada lisätietoja, ota meihin yhteyttä nähdäksesi Kameleonin toiminnassa.