Asiakirjan metatiedot ovat usein unohdettu, mutta tärkeä osa dokumenttien hallintaa. Se on kokoelma tietoja, jotka auttavat antamaan tietoa tiedostosta ja sen sisällöstä. Metatietoihin voi kuulua päivämääriä, otsikoita, tekijätietoja, kategorioita ja muuta.
Tässä blogissa käsittelemme kolmea tärkeintä syytä siihen, miksi dokumenttien metatiedoilla on merkitystä.
Parannettu dokumenttien seuranta ja sääntelyn noudattaminen: Metatietoja voidaan käyttää dokumenttien seurantaan ja valvontaan. On tärkeää pitää kirjaa dokumentin elinkaaresta, siitä kuka on katsonut sitä ja kuka on tehnyt siihen muutoksia. Tämä voi auttaa sääntelyn noudattamisessa, sillä voit arkistoida dokumentit, jotka on laillisista syistä säilytettävä.
Parantunut haettavuus: Metatiedot antavat dokumenteille merkittävää kontekstia. Avainsanojen ja tunnisteiden liittäminen dokumenttiin tai tiedostoon tekee niiden löytämisestä paljon helpompaa. Tämä on erityisen hyödyllistä organisaatioille, joilla on suuria dokumenttivarastoja.
Parempi tehtävien automatisointi: Dokumentin metatietoja voidaan käyttää tiettyjen tehtävien automatisoimiseen. Esimerkiksi tietty työnkulku voitaisiin järjestää dokumentin otsikon, tekijän tai päivämäärän perusteella. Tämä helpottaa tehtävien seurantaa ja varmistaa, että kaikki saadaan valmiiksi ajoissa.
Kaiken kaikkiaan, metatiedot ovat tärkeä osa dokumenttien hallintaa. Ne auttavat parantamaan dokumenttien seurantaa ja sääntelyn noudattamista, parantavat haettavuutta ja mahdollistavat paremman tehtävien automatisoinnin. Metatietojen hyödyntämiseen ja seurantaan tarkoitetun järjestelmän käyttöönotto on hyödyllistä mille tahansa organisaatiolle.
***
Kameleon tehostaa organisaation asiakirjojen yhteensovittamista, helpottaa sisällön hallintaa ja jakelua sekä leikkaa rajusti aikaa, joka tarvitaan asiakirjojen luomiseen.
Jos haluat saada lisätietoja, ota meihin yhteyttä, jotta voit nähdä Kameleonin käytännön toiminnassa.