Näennäisesti moderni työympäristö ei vielä takaa, että työt sujuisivat ripeästi. Kokosimme kuusi kohtaa, joita jokaisen prosessien tehostamista miettivän olisi hyvä pysähtyä miettimään.
Digitaalisessa maailmassa haasteet ovat osin erilaisia kuin silloin, kun prosessit vielä pyörivät alusta loppuun paperimuodossa. Vaikka aineistojen muuttuminen papereista sähköiseen muotoon on vapauttanut työn tekemisen rajatuista fyysistä paikoista lähes minne vain, samalla mukaan uinut digitaalinen epäjärjestys on pitänyt huolen siitä, etteivät ongelmat ole kokonaan loppuneet.
Tiedon ja prosessien siirtyminen digitaaliseen muotoon ei automaattisesti tarkoita, että tiedon löydettävyys olisi parantunut. Joskus digitalisaatiokehitys on jopa lisännyt kaaosta asiakirjahallinnassa. Sähköposteista muodostuu helposti henkilökohtaisia arkistoja, mikä ei ole ollenkaan hyvä asia. Heikoimmillaan raskas paperiprosessi ei ole “digitoinnin” myötä ollenkaan helpottunut; se on vain siirtynyt sähköposteihin, verkkolevyille ja introihin.
Digitalisaatio on mahdollistanut räjähdysmäisen kasvun käytettävissä olevan tiedon määrässä. Organisaatioilla on vaikeuksia hahmottaa, mitä dataa niillä on käytössään, miten tietoa kannattaisi hyödyntää tai miten kokonaisuutta voisi hallita.
Veritasin raportissa ilmiötä kuvataan “datavuorina”, joissa organisaatiolle liiketoiminnallisesti merkittävä data on vain jäävuoren huippu kaikesta siitä datasta, minkä kanssa organisaatio on tekemisessä. Tämän vuoksi työaikaa tuhlaantuu sellaisen datan hallintaan, josta ei todellisuudessa ole organisaatiolle hyötyä.
Työskentelytavat, joissa syntyy toistuvasti virheitä, tulevat kalliiksi. Ohjelmistohankinnat, joilla ei onnistuta ratkomaan oikeita ongelmia, tulevat kalliiksi. Prosessit, joissa työaikaa kuluu tarpeettoman paljon toissijaiseen tekemiseen kuten ajantasaisen sopimuspohjan etsimiseen, tulevat kalliiksi.
Kaiken kaikkiaan perustoimintojen kuten tiedonhallinnan laiminlyönti tulee ajan myötä kalliiksi, kun työaikaa valuu muuhun kuin ydintekemiseen.
Mikäli vanhat paperiarkistot digitoidaan, mutta jokapäiväisiin töihin ja prosesseihin ei samalla kertaa tuoda älyä ja yhtenäistä metatiedotuksen mallia, alkuperäistä ongelmaa eli aineistojen vaikeaa käytettävyyttä ei todellisuudessa ole vielä ratkaistu.
Haluttuun lopputulokseen päästään, kun paperiarkistojen digitoinnin yhteydessä mietitään myös uusien eli syntyvien ja saapuvien dokumenttien automaattinen metatiedotus kuntoon. Muuten aiemmin hyvin ylläpidetty paperiarkisto muuttuu ajan saatossa huonosti hallituksi digidokumenttien hautausmaaksi.
...jos ja kun metatietojen merkitys ei aukene valtaosalle työntekijöistä. Kouluttaminen ja ohjeistus eivät tässäkään korvaa helppokäyttöisyyttä. Oikeasti toimiva ratkaisu on automatisoida asiakirjojen metatiedotus mahdollisimman pitkälle, jotta tavoiteltu hyöty saavutetaan.
Metatietojen antaminen on ehdottomasti parasta tehdä aina alussa, eli dokumentin luomisen tai vastaanottamisen yhteydessä. Jos metatietoja kysytään vasta dokumentin tallennusvaiheessa, todella harva jaksaa niitä täyttää. Metatietojen yli hyppäämistä ratkotaan organisaatioissa helposti sillä, että metatiedot otetaan pois päältä häiritsemästä. Näin toimittuna prosessilla ei ole enää toivoakaan pysyä halutunlaisena.
Toimivan metatiedotuksen avulla haut toimivat ja sopimuspohjat ja muistiot löytyvät nopeasti silloin, kun niitä tarvitaan. Automaattisella ja toimivalla metatiedotuksella on yllättävän suuri merkitys työn tehokkuudelle ja mielekkyydelle ja siksi siihen kannattaa panostaa.