Tulostuksenhallinta nousee yrityksissä harvoin esille kuumana puheenaiheena. Korkeintaan asiaa sivutaan silloin, jos joku tulostin on rikki, mutta se ei vielä ole tulostuksenhallintaa. Asian pitäisi silti kiinnostaa kaikkia yrityksiä, joiden intressinä on tehdä kannattavaa liiketoimintaa. Siksi aihe on mielestäni tärkeä.
Tulostuksenhallinnan ydinkysymyksiä ovat: ketkä tulostavat ja mitä? Ovatko nykyiset tulostavat laitteet sopivia näihin tarkoituksiin?
Osa tätä kokonaisuutta on myös vähemmän näkyvä, mutta olennainen osa asiakirjahallintaa: laitteiden vaatimat tarvikkeet, huoltotoimet ja palvelut. Nekään eivät ole ilmaisia, mutta ilmankaan ei pärjää. Kenellä yrityksessäsi on käsitys näiden volyymistä ja kokonaiskustannuksista?
Kokonaisuuden hahmottamista hankaloittaa usein se, että tulostamista tapahtuu joka puolella organisaatiota, mahdollisesti myös useammassa fyysisessä paikassa. Tulostaminen ei ole vain johdon assistentin tai palkanlaskijan rutiinityötä. Se voi yhtälailla olla osa varastomiehen, asiantuntijan tai myyjän arkea. Tämän takia tulostuksenhallinta jää usein vähälle huomiolle, kun kukaan ei ota sitä kontolleen.
Tulostuspalvelut on kuitenkin helppo ottaa haltuun. Jos omasta organisaatiosta ei löydy halua, aikaa tai osaamista sille, niin ulkopuolisia kumppaneitakin löytyy. Tärkeintä projektissa on kuitenkin hahmottaa ensin, mitä organisaatiossa on nyt tulostettu ja millaisilla laitteilla. Sen jälkeen tulostusympäristöä voi optimoida organisaation tarpeen mukaan.
Saatat haluta vähentää tulostamisen kustannuksia, parantaa asiakirjojen tietoturvaa tai nostaa työntekijöiden tuottavuutta. Tavoitteita on monenlaisia ja organisaatioilla on erilaisia haasteita tulostamisessa. Keinoja tavoitteiden saavuttamiseksi löytyy silti!
Laiteympäristön optimointi on vain yksi tapa, jolla yritys voi vaikuttaa esimerkiksi suoraan tulostamisen kustannuksiin. Optimoinnilla voidaan ottaa huomioon myös organisaation muita tarpeita, kuten aiemmin mainittua tietoturvaa.
Jos aihepiiri on vieras, eikä teillä aiemmin ole puhuttu tulostuksenhallinnasta, liikkeelle pääsy voi tuntua vaikealta. Alku aina hankalaa, niinhän sitä sanotaan. Tämän aloituksen olen yrittänyt tehdä teille helpoksi.
Lataa tekemämme tarkistuslista ja tsekkaa sen avulla, onko sinulla haasteita nykyisen tulostusympäristösi hallinnassa. Mitä useampaan kohtaan laitat raksin ruutuun, sitä enemmän hyötyjä sinulle olisi tulostusympäristön optimoinnista.