Englanninkielisessä kirjallisuudessa toimittajien johtamisesta ja kehittämisestä käytetään termiä managing vendors. Esimerkiksi artikkelista nimeltä Building Deep Supplier Relationships (J. Liker & T. Y. Choi, 2004) löytyy hyviä vinkkejä toimittajasuhteiden kehittämiseen.
Sinun ja minun onneksi nämä asiat ovat valmiiksi palastelleet myös suomalaiset Kari Iloranta ja Hanna Pajunen-Muhonen teoksessaan Hankintojen johtaminen. Suosittelen tutustumaan näihin yllämainittuihin lähteisiin, mutta tässä jo iloksenne vinkkejä toimittajasuhteiden kehittämiseen.
Jotta voit kehittää toimittajiasi, sinun on ensin ymmärrettävä mihin heidän toimintansa ja ansaintalogiikkansa perustuu. Muodosta käsitys myös laajemmasta toimittajamarkkinasta. Esimerkiksi jos olet hankkimassa uutta asuntoa, tutki muidenkin kuin OP-Kiinteistökeskuksen taustat. Näin saat tietoja siitä, mikä on kunkin toimittajan kilpailuetu omalla markkina-alueellaan.
Edelliseen esimerkkiin viitaten, mainitse OPKK:n kaverille, että Huoneistokeskuksellakin on laaja tarjonta. Osoittamalla toimittajillesi, että tiedät alan markkinat ja osaat itse tehdä vertailuja, kannustat heitä jatkuvasti tekemään parhaansa sinun eteesi. Lopputuloksena saat kilpailukykyisiä tarjouksia ilman suurempaa (=aikaa ja resursseja vievää) kilpailutusta.
Kerro toimittajillesi tarkasti, mitä heiltä odotat ja millaisin tuloksin. Mitä konkreettisemmin saat asiasi muotoiltua, sen parempi. Eli ei näin: tarvitsen mukavan perheasunnon pk-seudulta. Vaan: haluan 4 makuuhuoneen kerrostaloasunnon Saunalahdesta kattoterassilla, merinäköalalla, parkettilattialla ja kahdella vaatehuoneella sekä ilman remonttihuolia. Noh, ehkä ihan kaikkea ei voi vaatia, mutta idea lienee tullut selväksi. Toimituksen/palvelun to-teutumisen jälkeen analysoi, miten hankinta vastasi sinun tarpeisiisi. Analysointia kannattaa tehdä säännöllisesti, jotta toimittaja ymmärtää jatkossa tarpeistasi entistä enemmän.
Saatat huomata kehityskohteita toimittajasi tavoissa jo säännöllisen analysoinnin kautta, mutta ole tarkkana myös muulloin. Jos huomaat kehitettävää, niin kerro siitä rohkeasti toimittajallesi. Näin se saa tilaisuuden parantaa omaa toimintaansa ja samalla voit ottaa puheeksi omat tulevaisuuden tarpeesi, jotka voitte yhdessä ottaa huomioon.
Ilorantaa ja Pajunen-Muhosta lainaten: ”kaikki tieto, joka voi auttaa toimittajaa ymmärtämään ostavan organisaation tarpeita ja kulloistakin tilannetta paremmin, kannattaa yleensä välittää toimittajalle”. Taas palaan aiempaan esimerkkiin: jos et voi olla samassa tilassa, jossa on joskus ollut kissoja, kannattaa allergiasta kertoa sinulle asuntoa etsivälle välittäjälle. Bisneksessä sama: jos asialla on merkitystä hankinnan tai palvelun onnistumiselle, siitä on syytä mainita.
Vaikka et toimittajasi kanssa toimikaan saman Y-tunnuksen alla, se ei estä teitä muodosta-masta yhteisiä käytänteitä yli organisaatiorajojen. Voitte vaikkapa sopia yhteisistä kuukausipalavereista tai ohjausryhmistä, joissa säännöllisin väliajoin analysoitte jo tehtyjä toimenpi-teitä ja mietitte seuraavat askeleet toiminnan, prosessien tai palveluiden kehittämiseksi.
Jos tästä tarinoinnista jää mieleen vain yksi asia, sen pitäisi olla tämä: avainasemassa on avoimuus. Jos säilytät hyvän keskusteluyhteyden toimittajiisi, siinä on paras edellytys kumppanuuden kehittymiselle.