Sähköposti on muuttanut työntekijöiden tapoja suoriutua projekteista ja kommunikoida asiakkaiden kanssa. Tämä ei ole enää uutta kenellekään. Sähköposti mahdollistaa kuitenkin uusia tapoja tehostaa etenkin paperipohjaisia prosesseja.
Toimistoelämässä tämä näkyy selvimmin. Mappihyllyt ovat vähentyneet, eikä paperisia dokumentteja välttämättä loju jokaisella pöydänkulmalla. Organisaation näkökulmasta tämä säästää rahaa sekä toimistoneliöitä.
Kaikilla toimialoilla paperista ei kuitenkaan vielä ole päästy eroon. Esimerkiksi kiinteistönvälittäjille ja lakifirmoille paperiset sopimukset ovat edelleen välttämättömyys. Samoin logistiikka- ja kuljetusyritykset käsittelevät usein paperisia rahtikirjoja ja pakkauslistoja, vaikka tällä alalla onkin jo nähty monia toimivia digitaalisia toteutuksia. Esimerkiksi näillä toimialoilla ei ole erikoista, jos jotain paperidokumenttia joutuu etsimään arkistojen uumenista. Skannaamisen ja sähköpostin avulla etsimisen vaivalta voisi välttyä tai ainakin sen voisi tehdä sähköisesti.
Kun organisaatio ryhtyy skannaamaan paperidokumenttejaan ja tallentamaan ne sähköiseen muotoon, dokumentit ovat paremmin koko organisaation käytössä. Toimintamallista on useita hyötyjä organisaation tavallisissa prosesseissa. Tässä niistä muutamia.
Paperipohjaisten rutiinien suorittaminen on hidasta. Joskus dokumentti voi lojua pöydällä viikkoja ennen kuin joku kuittaa sen omalta osaltaan valmiiksi. Skannaus nopeuttaa tätä prosessia, kun dokumentit voi lähettää eteenpäin suoraan sähköisessä muodossa.
Jos etsit yhtä dokumenttia paperiarkiston uumenista, sen löytämiseen voi kulua tovi hyvästäkin arkistointijärjestelmästä huolimatta. Paperidokumentit joutuvat helposti väärään paikkaan tai jopa hukkuvat kokonaan, kun niitä fyysisesti siirrellään jopa usean henkilön toimesta. Jos samat tiedot olisivat sähköisesti tallessa, niihin voitaisiin antaa pääsy auktorisoiduille henkilöille tilanteen mukaan ja tiedot löytyisivät yksinkertaisella haku-toiminnolla.
Työstä ja työntekijöistä on tullut yhä mobiilimpaa. Työt hoituvat tien päältä, kotoa käsin tai etänä kahvilassa. Tämä ei ole mahdollista, jos työntekijät ovat yhä riippuvaisia paperidokumenteista. Tiedon täytyy olla sähköisessä muodossa ja saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Tämä onnistuu, jos organisaatio on muuttanut paperiset dokumenttinsa digitaaliseen muotoon. Yksinkertaisimmillaan tämä tapahtuu toimiston monitoimilaitteelta skannaamalla.
Jos paperidokumentin tietoja on tarkoitus muokata tai jalostaa myöhemmin, kannattaa tutustua optiseen merkintunnistukseen (OCR = Optical Character Regognition). Sen avulla dokumentit voi skannata suoraan muokattavaan muotoon. Tämä on kätevää esimerkiksi silloin, jos vanhaa sopimusta pitäisi päivittää, mutta se löytyy vain paperiversiona.
Skannausratkaisut ovat jo muuttaneet monen bisneksen tapoja tallentaa ja jakaa dokumentteja. Kun paperipohjaiset prosessit muutetaan sähköisiksi, dokumentit ovat pysyvästi tallessa ja organisaatiolla on koko ajan vähemmän syitä printata, postittaa tai faksata tietoja paperilla asiakkaille, kollegoille tai työkavereille.
Ota skannaus sähköpostiin -ominaisuus käyttöön monitoimilaitteeltasi oppaamme avulla.