Sähköposti on nimensä mukaisesti tarkoitettu viestien vaihtoon, ei tiedon säilyttämiseen. Turhan usein organisaatioissa sähköpostilaatikoita kuitenkin käytetään henkilökohtaisina arkistoina. Oletko tullut ajatelleeksi, kuinka paljon sähköpostin pitäminen epävirallisena tiedon säilytyspaikkana kaiken kaikkiaan aiheuttaa hankaluuksia ja syö organisaationne resursseja?
Sähköpostitse tulleiden tietojen tarkoitus on edetä käyttöön. Jos tiedon jättää lojumaan Saapuneet-kansioon, tai omaan henkilökohtaiseen kansiorakenteeseen, sinne se myös unohtuu.
Onneksi organisaation tiedonhallinta on usein näppärintä aloittaa sähköpostien käytön järkevöittämisestä. Ohjattu tiedon siirtäminen, eli ohjattu tallennus sähköpostista saattaa yllättää vaivattomuudellaan: Yksinkertaisimmillaan sinun tarvitsee vain kertoa, mitä tallennetaan. Sijoituspaikan ja metatietojen kirjaaminen tapahtuu taustalla. Esimerkiksi sähköposteissa valmiina olevat metatiedot saadaan suoraan käyttöön, jolloin käyttäjältä jää ”turhan kirjaamisen” työvaiheet pois.
Kannattaa tehdä lyhyt testi, jonka tulokset kertovat teidän tilanteestanne lyhyen yhteenvedon. Mistä olisi hyvä lähteä liikkeelle ja mistä voisi olla eniten hyötyä juuri teidän organisaatiossanne.