Pilvipalvelut, asiakirjahallinta, työnkulut - mitä näillä kaikilla tekee?

Pilvipalveluiden kanssa on käynyt ”ei nähdä metsää puilta” –ilmiö. Termiä viljellään niin ahkerasti, ettemme enää kiinnitä siihen huomiota.

Pilvipalvelut saattaa olla yksi monista 2010-luvun hypetermeistä. Siihen kiinnittää huomiota vasta jos/kun se liippaa läheltä omia mielenkiinnon kohteita tai asioita, joiden kanssa on jatkuvasti tekemisissä. Jos sinä olet tekemisissä asiakirjojen, niiden sisältämien tietojen tai tietoa/dokumentteja liikuttavien työnkulkujen kanssa, tälle kirjoitukselle kannattaa antaa 5 minuuttia ajastasi.

Asiakirjojen hallinta ei ole helppoa

Miksi pilvellä sitten on merkitystä dokumenttien työnkulkuja organisoidessa? Yritykset ovat jo tunnistaneet useita haasteita, jotka liittyvät dokumenttien hallintaan. Pilvipalveluissa on ratkaisu, mikäli ongelmia on seuraavissa asioissa:

• Erilaisten ratkaisujen järjestely- ja hallintakustannukset kasvavat edelleen.
• Vanhojen järjestelmien päivittäminen nykyaikaan on työlästä. Yhdeltä tai useammalta henkilöltä vie paljon aikaa ja energiaa perehtyä uusiin teknologioihin ja selvittää uusia kustannuksia, jotka voisivat korvata vanhat tavat.
• Nykyiset ratkaisut toimivat usein vanhojen versioiden päällä, eikä uusimpia ratkaisuja ole lainkaan hyödynnetty.
• Rajallisten henkilöresurssien takia uusiin ratkaisuihin tai päivityksiin ei ole aikaa perehtyä, eikä niitä siksi esitellä yritykselle kunnolla.
• Erilaisten järjestelmien käyttöönoton suunnitelmat jäävät osittain toteuttamatta. Varmuuskopiointi saattaa unohtua, ja järjestelmiin tulee helposti tietoturva-aukkoja.
• Yrityksen turvallisuusvaatimukset saattavat joskus rajoittaa tai jopa estää sen, että järjestelmiä voisi käyttää muualtakin kuin firman sisäverkosta käsin. Tämä on yksi suurimmista syistä, joka on vauhdittanut pilvipalveluihin siirtymistä.

Monimutkaisesta yksinkertaiseksi

Pilvipalveluista on tullut ratkaisu, jolla poistetaan paperipohjaisten työnkulkujen monimutkaisuutta. Siirtämällä asiakirjahallinnan sekä niihin liittyvät työnkulut pilvipalveluun, saat itsellesi enemmän aikaa ydinbisnekselle. Tuottavuutesi kasvaa yksinkertaisia työnkulkuja käyttämällä, jolloin operatiiviset kulut samalla laskevat. Kukapa ei tätä haluaisi?

Pilvipohjaisista dokumentinhallintapalveluista on liiketoiminnalle iso etu. Usein toistuvat paperipohjaiset prosessit on järkevää automatisoida, koska se säästää ennen kaikkea organisaation kustannuksia. Standardisoidut prosessit tukevat työnkulkujen optimointia, riskien hallintaa sekä auditointeja.

Tämän lisäksi panostus automatisointiin näkyy myös loppuasiakkaalle. Tiedot kulkevat nopeammin niin asiakkaille, tavarantoimittajille kuin sidosryhmille. Se vaikuttaa suoraan asiakastyytyväisyyteen ja –uskollisuuteen.

Mitä työnkulkujärjestelmästä sitten pitää löytyä?

Hyödyt ovat selkeät, mutta entä ominaisuudet? Millaisia asioita pitää löytyä järjestelmästä, joka hoitaa dokumentteihin liittyvät työnkulut? Tässä on listaus muutamista välttämättömyyksistä:

• Älykäs tiedon poiminta: mahdollistaako järjestelmä paperipohjaisen tiedon muuttamisen digitaaliseksi sisällöksi, joka on muokattavissa?
• Suojattu tiedon tallennus: voidaanko poimittu tieto tallentaa siten, että siihen pääsee käsiksi vain salasanan kautta?
• Tiedon indeksointi ja etsiminen: kun järjestelmä on kerran poiminut tiedon paperisesta dokumentista, indeksoituuko tieto automaattisesi ja onko se sen jälkeen tallennettu etsittävässä tiedostomuodossa?
• Mobiilit ominaisuudet: pääseekö tietoon käsiksi mistä vain, milloin vain, jotta työntekijät voivat paremmin hallita prosessia ja jakaa dokumentteja?
• Integraatiot: onko järjestelmä helppo integroida omaan it-infraasi, kuten monitoimilaitteisiin, tietokoneisiin ja älypuhelimiin?

Mitä markkinoilla on tarjolla?

Konfiguraatiot, käyttöönotot ja tukipalvelut kuuluvat tällä hetkellä joihinkin markkinoilla tarjolla olevin järjestelmiin. Nämä ratkaisut tukevat prosessien optimointia, riskien arviointia ja raportointia.

Järjestelmien moninaisuuden vuoksi kannattaa etsiä näihin ratkaisuihin perehtynyt asiantuntija. Asiantuntija osaa arvioida, onko paperipohjaisten prosessien digitalisoiminen teille oikea ratkaisu ja mitä sen toteuttaminen edellyttää.

Yhdistämällä resursseja – laitteet, järjestelmät ja ammattitaidon, oikea kumppani voi sujuvoittaa prosessien automatisointia merkittävästi. Pilvipalvelu-termi pitää nykyään sisällään kaikki digitaalisen murroksen aspektit: mobiiliuden, ”big datan”, sosiaalisuuden, IoTin ja niin edelleen. Sen takia siihen kannattaa edelleen kiinnittää huomiota.