Joskus ratkaisu olisi lähempänä kuin arvaakaan, mutta silti meillä tehtiin manuaalista copy/paste-työtä pitkään, ennen kuin eräs asiantuntijamme esitti simppelin ratkaisun meille omaan käyttöön.
Meille on vuosien saatossa kertynyt tuhansia kopio- ja monitoimilaitteita ylläpitosopimuksille. Osasta laitteista on voitu lukea etänä mittaritiedot ja pitää tarviketoimitukset ja laskutukset ajantasalla ilman manuaalisia työvaiheita. Osassa tämä ei kuitenkaan ole ollut mahdollista, joten olemme joutuneet sähköposteista kopioimaan tietoja omiin taustajärjestelmiimme pitääksemme tiedot ajan tasalla.
Vahingosta viisastuneena kerromme tämän oman oivalluksemme, jos tästä on hyötyä jollekin muulle, jolla aikaa kuluu manuaalisiin prosesseihin.
Lähtötilanteemme oli siis tämä:
Näin ongelma ratkaistiin:
Metatietoja voidaan kerätä ja yhdistää useasta paikasta samaan aikaan. Meidän esimerkissä lukemat poimitaan sähköpostista, päivämäärä kysytään järjestelmältä ja lähde on määritelty vakioksi.
Tämän tekemiseen ei kulunut päivää enempää ja opetti taas, että nenänsä eteen kannattaa katsoa ja asiantuntijoita kannattaa kuunnella.
Jos tiedät, että teillä on usein toistuvia manuaalisia prosesseja, joissa tietoa tulee ei-rakenteellisessa muodossa paperilla, sähköpostitse ja/tai liitetiedostoina, kannattaa jutella asiantuntijoidemme kanssa. He kun säästävät sekä meidän kustannuksiamme, että asiakkaidemme kustannuksia.