Arkiston digitoiminen helpottaa tiedon saavutettavuutta ja tuo kustannussäästöjä. Kun fyysisesti säilytetyt aineistot digitoidaan, ne ovat käytettävissä missä ja milloin vain. Samalla tiedonhakuun käytetty aika lyhenee merkittävästi.
Ennen digitointiurakan aloittamista on kuitenkin päätettävä, miten digitointi kannattaa järjestää ja miten laatu varmistetaan.
Arkistoja voi digitoida palvelukeskuksissa tai organisaation omissa tiloissa riippuen aineiston laadusta ja koosta. Mikäli digitoitavan aineiston tarkka määrä ei ole tiedossa, arkiston koon arviointi kannattaa aloittaa laskemalla hyllymetrien määrä. Ainoastaan todella massiiviset arkistot kannattaa digitoida paikan päällä.
Tyypillisesti esimerkiksi logistiikkayritysten, lääkäriasemien ja vakuutusyhtiöiden arkistot on kustannustehokkaampaa toimittaa keskitettyyn palvelukeskukseen ammattilaisten digitoitavaksi. Osaava palveluntarjoaja huomioi lähdeaineiston tietoturvan niin kuljetuksen aikana, digitointiprosessissa kuin digitoinnin jälkeenkin.
Palveluntuottajan valinnassa kannattaa ottaa huomioon digitoitavan aineiston laatu ja erityispiirteet. Kaikki aineistot on aina valmisteltava kuvantamista varten, sillä skannerit ovat herkkiä esimerkiksi niiteille ja klemmareille. Erikoisaineistojen, kuten röntgenkuvien, mikrofilmien, rakennuspiirustusten tai hyvin hauraiden aineistojen digitointi vaatii palveluntuottajalta enemmän osaamista kuin tavallisten A4-arkkien skannaus. Haastavan aineiston valmistelu ja skannaus on luonnollisesti vaativampaa kuin tavallisten mapitettujen A4-arkkien käsittely.
Myös laatujärjestelmien sertifikaatit auttavat luotettavan palveluntarjoaman tunnistamisessa. Esimerkiksi kansainvälisen standartoimisjärjestö ISO:n määrittelemä ISO 9001 on tunnettu kansainvälinen standardi, joka määrittelee vaatimukset mm. laadunhallintajärjestelmälle. ISO 9001 – sertifioitu palvelu on auditoitu ulkopuolisen tahon toimesta tehokkaaksi ja toimivaksi.
Digitointipalvelua valitessa on myös hyvä huomioida, miten palveluntuottaja varmistaa digitoinnin laadun. Yleensä skannattujen asiakirjojen, joiden teksti on tuotettu koneellisesti tai käsin kirjoittamalla, laatu tarkistetaan niin kutsutun OCR/ICR – tekstintunnistusteknologian avulla, jossa skannatusta asiakirjasta koottuja pisteitä verrataan kirjainhahmoihin. OCR/ICR-tekstintunnistamisen laatuun vaikuttaa digitoidun kuvan laatu, resoluutio ja kontrasti.
Automaattitunnistamisen onnistumisprosentit vaihtelevat, eikä yksin OCR/ICR – tekniikoilla tarkastaminen ole aina riittävän tarkkaa. Siksi varsinkin tärkeiden aineistojen digitoinnin yhteydessä kuvien laatu on syytä tarkistaa myös visuaalisesti, siis ihmissilmin. Näin skannauksen laatu voidaan varmistaa luotettavammin kuin pelkästään käyttämällä automaattitunnistamista.
Näiden pääkohtien lisäksi on hyvä miettiä, missä tiedostomuodossa aineisto halutaan toimitettavan, millaisia metatietoja aineistoon pitää liittää ja halutaanko aineistot liittää johonkin digitaaliseen prosessiin.
Mikäli olet kiinnostunut aiheesta lisää, lataa tarkistuslista arkiston digitoinnista, jonka avulla pääset alkuun arkiston digitointiprojektissa sekä saat selville, mitä tulee ottaa huomioon palveluntarjoajaa valittaessa.