Lisäarvoa prosessien digitalisoinnista

Nykyään kaikenkokoiset yritykset ovat uusien haasteiden edessä tulostin- ja kopiokonekantansa suhteen, ja nämä haasteet ylittävät tavallisen kustannustenhallinnan rajat. Tehokkaimmat tulostuksenhallinnan ratkaisut ovat siirtyneet laitteistokeskeisen ajattelun ulkopuolelle ja niissä keskitytään liiketoimintaprosessien ja tiedonkulun parantamiseen koko organisaation toiminnan tehostamiseksi.

Valtaosassa yrityksiä pyritään digitalisoinnin lisäämiseen, ja tulostuksenhallinta osoittautuu tehokkaaksi lähestymistavaksi digitaalisen työnkulun integrointiin prosesseissa, jotka tähän asti ovat perustuneet paperille tulostamiseen.

Tulostuksenhallinnan nykytilan selvitys

Miten organisaatiot saavat parhaan hyödyn tulostuksenhallinnan hankkeistaan? Yksi tapa on selvittää dokumentoinnin työnkulun nykytilanne. Kaikissa yrityksissä on käytössä jonkinlainen työnkulku dokumenttien suhteen. On tämä prosessi sitten keskittynyt yhteen tai useampaan henkilöön, työnkulku jakautuu tietynlaisiin vaiheisiin.

Kulku voi muodostua laskusta, tilauksesta, sopimuksesta tai mistä tahansa prosessia ohjaavasta asiakirjasta. Koska tätä tapahtuu jokaisessa yrityksessä jokaisena työpäivänä, keskeisiä dokumenttien työnkulun prosesseja parantamalla ja tehostamalla on helppoa kasvattaa tulostuksenhallinnan hankkeiden lisäarvoa ja saavuttaa paras mahdollinen työteho, palvelutaso sekä kustannussäästöt.

Mahdollisuus prosessien tehostamiseen

Palveluntarjoajat voivat kasvattaa tulostuksenhallinnan hankkeidensa arvoa ottamalla huomioon automatisoidun työnkulun mahdollisuudet dokumenttien hallinnassa ja miettimällä, miten automaatiolla voidaan vähentää ja jopa poistaa paperisen dokumentaation tehottomuutta sekä luontaisia kustannuksia. Joitakin paperiseen dokumentaatioon liittyviä ongelmia ovat:

• Asiakirjojen katoaminen
• Hankaluus löytää tietoa nopeasti asiakaspalvelutilanteissa
• Kohonnut poikkeamariski tarkastus- tai turvallisuusselvitysten yhteydessä
• Lisäkulut paperipohjaisen työnkulun vaatimasta ylimääräisestä henkilöstöstä
• Tehokkuus paperidokumentaation hallinnassa, seurannassa ja tilanneselvityksissä
• Paperisen dokumentaation siirtelyn kulut ja tehottomuus pää- ja sivukonttorien välillä

Mistä aloittaa

Yksi kompastuskivi tulostuksenhallinnan käyttöönotossa on alkuun pääseminen. Tilanne voi vaikuttaa ylivoimaiselta, kun dokumentteja ja tärkeitä liiketoimintaprosesseja on valittavana niin paljon. Sekä palveluntarjoajat että asiakkaat ovat saman kysymyksen edessä: “Mistä aloitan?” Lähde liikkeelle valitsemalla yksi dokumentointiprosessi. Muista vanha, paikkansapitävä sanonta “päämääräsi saavuttamiseksi sinun täytyy ottaa ensimmäinen askel”.

Älä yritä parantaa kertaheitolla jokaista liiketoimintaprosessiasi, vaan aloita tärkeimmistä. Valittuasi kohteen, aloita purkamalla prosessin koko kulku sen eri vaiheisiin. Keskustele jokaisen prosessiin liittyvän henkilön kanssa saadaksesi selville, mitä toimenpiteitä kuhunkin vaiheeseen liittyy, mitä poikkeuksia päätöksentekoon liittyy, ja mihin dokumentti päätyy kyseisen vaiheen jälkeen. Lopputuloksena saat selkeän käsityksen nykytilanteesta ja selkeämmän käsityksen siitä, miten tätä kaikkea voisi parantaa.

Vaikuta liiketoimintaasi

Tulostuksenhallinnasta lisäarvoa hakevien yritysten tulisi etsiä tulostuksenhallinnan palveluntarjoajaa, joka pystyy vaikuttamaan yrityksen liiketoimintaan ratkaisevan muutoksen kautta. Tämä edellyttää kykyä ja taitoa nähdä, miten laitteet, järjestelmät ja ohjelmistot voidaan ottaa yhtenäisesti käyttöön organisaation toiminnan tehostamisen näkökulmasta pelkkien kustannussäästöjen hakemisen sijaan. Työntekijät haluavat käyttöönsä uusinta teknologiaa, jonka avulla he voivat työskennellä joustavammin ja tuottavammin.

Samaan aikaan asiakkaiden vaatimukset ovat muuttumassa suuntaan, jossa organisaatioiden vuorovaikutuksen pitää olla entistä dynaamisempaa ja ketterämpää kilpailukyvyn ylläpitämiseksi. Tämä puolestaan edellyttää tulostuksenhallinnan palveluntarjoajalta kykyä torjua laitteistoinfrastruktuurin laajuuden uhkakuvat ja yksinkertaistaa IT-puolen osuutta, samalla auttaen asiakkaitaan keskittymään innovointiin ja prosessien tehostamiseen, joilla päästään uudenlaisiin ja laajempiin tuloksiin.

Tartu toimeen

Useissa organisaatiossa verkossa toimiva tulostus-, kopio- ja monitoimilaite on järkevin kohde aloittaa sisällön digitalisointi ja työnkulkujen automatisointi. Tuloksena on prosessien optimointi tavalla, jossa se muodostuu sekä yritysten että palveluntarjoajien keskeiseksi tavoitteeksi - tulostuksenhallinnan jatkaessa omaa kehityskulkuaan.

Oikeanlaisen yhteistyökumppanin löytäminen voi olla haastavaa. Lataa tästä 15 kohdan tarkistuslista helpottamaan valintaasi: