Jotta voit ostaa IT-palveluita (tai palveluita ylipäätään), sinun pitää ensin määritellä tarvittava palvelu tarkasti. Aloita vastaamalla seuraaviin kysymyksiin:
1) Mikä ongelma hankinnalla ratkaistaan?
2) Mitä hankinnalla tavoitellaan?
Esimerkiksi IT-osasto saattaa kokea ongelmalliseksi sen, että yrityksen kopiokoneet ja tulostimet vaativat yllättävän usein huoltoja tai värikasettien vaihtoa. Käyttäjiltä puolestaan tulee huonoa palautetta, kun he eivät saa tarvitsemiaan asiakirjoja ajallaan. Ketjureaktio on valmis ja sitten muutkin (=tärkeämmät) yrityksen prosessit hidastuvat tarpeettomasti. Ideaalitilanne IT-osaston kannalta olisi, että laitteet toimivat tauotta ilman, että heidän tarvitsee käyttää aikaansa rutiinihommiin, kuten kasettien vaihtamiseen.
Toisaalta, niitäkin kavereita varmasti löytyy, joille osien vaihtaminen ja paperitukosten poistaminen on mielekäs tapa kuluttaa 8 tuntia päivästä. Yrityksen johto saattaa kuitenkin pitää ajankäyttöä sellaiseen jonkinlaisena haaskauksena.
Tarvitsemastasi palvelusta riippumatta palveluntoimittajia on markkinoilla varmasti lukematon määrä. Globaalit toimittajat ovat helposti tunnistettavissa, eikä niiden kykyä toimittaa halutunlaista palvelua kyseenalaisteta. Suurimpien toimijoiden kohdalla saattaa kuitenkin mietityttää heidän palvelualttiutensa tai hinnaston skaalautuvuus pienemmällekin toimijalle.
Pienillä ja keskisuurilla toimittajilla on myös omat etunsa suurempiin verrattuna. IT-palveluiden toteutus vaatii usein jonkinlaista erityisosaamista, mitä pienemmiltä toimittajilta on. Lisäksi hankinta voi olla helpompaa, mikäli yhteinen kieli löytyy helposti ja palveluntuottajan sekä –ostajan on helppo samaistua toistensa toimintaympäristöihin.
Valittuasi palveluntoimittajan olet jo hyvällä mallilla. Suurin työ on kuitenkin saada sitoutettua tietyn prosessin/toiminnon omistaja mukaan hankintaprojektiin. Jos olet hankkimassa esimerkiksi uutta asiakkuudenhallintajärjestelmää, hankinnassa täytyy olla mukana IT:n lisäksi asiakkuuksista vastaava henkilö. Nimellinen sitoutuminen ei riitä, vaan henkilöllä tulee olla myös ajalliset ja laadulliset resurssit tehtävän hoitamiseen.
Yksityiskohtaiset vinkit IT-palveluiden ostajalle löydät oppaastamme.