Mitä mielikuvia uuden tiedon- tai asiakirjahallintajärjestelmän käyttöönotto herättää: Pitkittynyt prosessi ja puolitiehen jääneet saavutukset vai sutjakasti maaliin ohjattu projekti, jossa parannukset näkyvät heti arjessa?
"Tiedonhallintajärjestelmien käyttöönotto nähdään useammin vaikeana kuin helppona projektina", kertoo Document Housen myyntijohtaja Erkki-Jussi Welling.
Onnistuakseen käyttöönotto edellyttää, että loppukäyttäjät eli henkilöstö osallistuu useisiin pitkiin koulutuksiin. Siltikään -seikkaperäisistä ohjeistuksista ja tukipäivystyksestä huolimatta- uuden ohjelman käyttö ei aina taivu arjen työskentelyyn.
Pahimmillaan työntekijöiden suosituimpana tallennuspaikkana säilyy oman koneen työpöytä, kun uusi uljas tiedonhallintajärjestelmä metatietoineen jää käyttämättä. Kokosimme yhteen kolme näkökulmaa, jotka olemme oppineet asiakirjojen ja tiedon hallinnasta.
Jokainen meistä välttelee hankalien ja vaikeiden työvälineiden käyttöä. Monipuolisista toiminnoistaan (kuten esimerkiksi metatietoihin perustuvat työjonot) huolimatta tiedonhallintajärjestelmät eivät ole helppokäyttöisyyden edelläkävijöitä.
Pelkkä järjestelmän ostaminen ei tee hankinnasta tuottoisaa; vasta järjestelmän systemaattinen käyttäminen tuo tuloksia. Kääntäen: Jos järjestelmähankinta ei päädy osaksi rutiinityöskentelyä, se ei maksa itseään takaisin.
Vaikka osana käyttöönottoprojektia jokainen organisaationne työntekijä velvoitettaisiin istumaan auditoriossa katsomassa kalvosulkeisia uuden ohjelmiston toiminnoista, käteen jäänyt oppi voi jäädä heikoksi. Ja vaikka osa henkilöstöstä ottaisikin uuden ohjelmiston osaksi arkeaan, sekään ei vielä riitä. Tiedonhallintajärjestelmä ei tuo haluttuja parannuksia, jos osa työntekijöistä jatkaa työntekoaan kuten ennenkin.
Asiakirjojen ja dokumenttien metatiedotusta voi kyllä ohjeistaa, samoin kuin uuden järjestelmän toiminnoista voi ottaa lukemattomia ruudunkaappauskuvia ohjeiksi. "Moni asiakkaamme on kuitenkin todennut, että intraan tallennettu ohjeistus ja manuaali eivät käytännössä ole olemassa. Intrassa olevia ohjeita ei löydetä eikä omaksuta käyttöön", toteaa Erkki-Jussi.
Sharepoint, M-Files, ThereFore ja muut ohjelmistot ovat ennen kaikkea älykkäitä taustajärjestelmiä. Niissä voi olla hienoja mahdollisuuksia metatietopohjaisiin hakuihin, työkulkujen ohjaamiseen ja tiedon jäljitettävyyteen.
Tavallista työntekijää ei kuitenkaan ole mikään pakko opettaa metatiedottamaan asiakirjojaan tai muistamaan eri tallennuskansioita. Dokumentinhallintajärjestelmän voi ottaa käyttöön ilman raskaita koulutuksia ja silti päästä parempaan lopputulokseen.
"Ihmisen pitää kokea välittömiä hyötyjä, jos hänen halutaan jatkavan jonkin uuden ohjelmiston käyttöä", Erkki-Jussi huomauttaa. "Loppukäyttäjälle kannattaa tarjota helpoin mahdollinen tapa hoitaa omia työtehtäviään. Käytännössä tämä voidaan ratkaista siten, että uudet palvelut ja toiminnallisuudet viedään siihen ympäristöön, jossa työntekijä muutenkin tekee töitään".
Tavallinen käyttäjä haluaa päästä mahdollisimman helpolla. Siksi tiedonhallinta kannattaa tehdä mahdollisimman automaattiseksi ja loppukäyttäjälle helpoksi.
"Ottamalla käyttöön valmiin ja hyväksi koetun toimintatapamme pystyt virtaviivaistamaan prosesseja ja tuomaan ryhtiliikkeen asiakirjoihin ja esityksiin. Ratkaisumme tuo yhtä aikaa työntekijälle helpoimman tavan tehdä omia työtehtäviään vaikkapa tutussa Office-ympäristössä. Samalla organisaatio saa otettua dokumentinhallintajärjestelmän käyttöön kevyemmin ja nopeammin mutta niin, että asiakirjoista saadaan talteen parhaat mahdolliset tiedot", Erkki-Jussi summaa.
Kuinka helpoksi arvioit uuden dokumentinhallintajärjestelmän käyttöönoton omassa organisaatiossasi? Entä kuinka tehokkaasti olette valjastaneet metatiedot tekemään työt puolestanne? Opi lisää oppaastamme Metatieto: mitä ja miksi?