Onhan niin ja pitäisikin olla, että usein markkinointi on vastuussa logojen, brändien ja dokumenttipohjien oikeellisuudesta.
Mutta miksi sitten ihmiset joutuvat etsimään oikeita versioita, korjailemaan logoja ja miettimään mitä pohjaa pitäisi kulloinkin käyttää?
Siksi, että kaikilla ei ole yhtenäiset tietomallit, yhtenäiset metatiedot, eikä tiedonohjausta ole suunniteltu toimimaan hallitusti.
83% joutuu luomaan dokumentin uudestaan, koska eivät löydä olemassa olevaa dokumenttia organisaation järjestelmistä. (2019 Intelligent information Management Benchmark Study, M-Files)
Pidimme taannoin omalle väelle offsite-päivän, jossa halusin havainnollistaa myös uusille tiimiläisillemme, mitä tämä varsinaisesti tarkoittaa. Päädyin piirtämään kuvan, jonka kautta monen mielestä asia kiteytyi sangen hyvin;
Vaikka tässä kuvassa on mukana muutakin kuin organisaation sähköiset asiakirjat, pätee kaikkiin sama. Kun asiakirjoilla on yhteiset käytännöt, eli yhteinen tietomalli, työskentelee kaikki samoilla versioilla ja tieto tulee ja menee organisaation määrittelemiin dokumenttitietokantoihin. Meidän tavassamme ratkaista nämä pulmat, saamme myös paperilla olleen tiedon mukaan tähän samaan yhteiseen tietomalliin.
Näitä kaikkia yhdistää siis yhteinen tietomalli / tiedonohjaussuunnitelma, eli asiakirjat eri lähteistä päätyvät oikeaan paikkaan ja kaikki ovat organisaation tietomallin mukaisesti tallennettu sekä löydettävissä. Meidän tehtävämme ei ole tarjota tallennusratkaisua, vaan me muutamme katkoviivat yhtenäisiksi ja tiedot integroituvat olemassaoleviin järjestelmiin.
Mutta se mitä kävin läpi organisaation sähköisten asiakirjojen osalta, oli juuri sitä mitä tämän blogin otsikkokin kysyy. Kun yhteinen tietomalli luodaan tukemaan työntekoa (ja sen helpottamista), voidaan rauhassa luoda ja muokata asiakirjoja joissa lomakepohjat, sisällöt, asettelut ja logot ovat kaikki ajantasalla.
Kun esim. logo muuttuu, muttuu se kaikkiin asiakirjoihin ja asiakirjamalleihin. Tai kun asiakkaille käytettävä Powerpoint-pohja muuttuu, on se kaikilla heti käytössä. Yritysilmeen laatu ja brändi ovat yhtä kuin se mitä henkilöstö näyttää ja tarjoaa asiakkailleen. Kun henkilöstölle annetaan laadukkaat ja ajantasaiset materiaalit ja asiakirjapohjat käyttöön, ei kenenkään esim. tarjousta tehdessään tarvitse välittää siitä, mikä logo on oikea tai mikä template on oikea. Myös esitäytetyt vakiotekstit ovat vakiona oikein.
Annetaan siis ihmisten keskittyä omaan työhönsä niin ei tule päällekkäistä työtä, eikä turhautumista oikean tiedon etsimisen takia. Sivuillamme kerromme miten me mahdollistamme tämän.
Kuten aina, jos olet samaa mieltä tai eri mieltä, sparrailen mielelläni ajatuksia kanssasi!
T. Jarkko