Et varmasti ole voinut välttyä digitalisaatio-termin kuulemiselta ja näkemiseltä viime kuukausien tai vuosienkin aikana. Viimeistään Juha Sipilän uuden hallitusohjelman myötä siitä on tullut koko kansaa koskettava aihe. Digitalisaatio on nimittäin uuden hallitusohjelman läpileikkaava teema, kuten HS:n pääkirjoituksessakin 10.8.2015 todetaan.
Puheissa digitointi ja digitalisointi saattavat vielä sekoittua. Termit ovat kuitenkin vielä suhteellisen uusia valtavirralle, ja jokainen puhuu niistä omista lähtökohdistaan käsin.
Me Document Housella teemme silti selkeän eron digitoinnin ja digitalisoinnin välille. Digitoinnilla tarkoitamme analogisen tiedon muuttamista digitaaliseen muotoon. Tästä esimerkkinä vaikka vanhan VHS-videon muuttaminen DVD:ksi. Asiakirjan digitointi tarkoittaa paperisen dokumentin skannaamista sähköiseen muotoon, esimerkiksi pdf-tiedostoksi.
Digitalisointi on mielestämme paljon muutakin kuin skannaamista. Digitalisoinnilla totutuista prosesseista ja toimintatavoista saadaan enemmän irti, kun jo aiemmin tuotettua tietoa käytetään tehokkaammin hyödyksi.
Digitalisointi mahdollistaa esimerkiksi nopeammat prosessien läpimenoajat, kun samoja tietoja ei tarvitse moneen kertaan prosessin aikana uudelleen kirjoittaa tai tallentaa. Työtunnit ohjautuvat siten ”oikeampaan” tekemiseen eikä niin sanottujen koulutetun apinan hommien tekemiseen tietoja paikasta toiseen kopioimalla tai uudelleen näpyttämällä.
Lisäksi prosessien digitalisointi pienentää virhemarginaaleja, koska inhimillisille näppäinvirheille jää vähemmän tilaa. Ihmisen työn merkitystä ei ole tarkoitus vähätellä, vaan digitalisoinnin avulla tiettyjä työvaiheita voidaan automatisoida ja siten käyttää säästynyt työaika bisneskriittisempiin tehtäviin.
Tässä vain joitakin esimerkkejä digitalisoinnin mahdollistamista hyödyistä bisnesmaailmassa. Sipilä tavoittelee hallitusohjelmallaan samaa. Hän kutsuu sitä tuottavuusloikaksi, joka on välttämätön julkisessa taloudessa.
Yhtälailla jokainen yritys voi tehdä oman tuottavuusloikkansa digitalisaation turvin. Digitalisaatio on siinä väline, keino saavuttaa tavoite. Tavoite voi olla alkuun yhdenkin prosessin digitalisointi, jolla tehostetaan suoraan jotakin tiettyä toimintoa.
Digitalisaation ei tarvitse olla itseisarvo. Ajattele sitä ennemmin mahdollistajana, joka tarjoaa sinulle keinot mitä moninaisimpien prosessien tehostamiseen. Voit lähteä liikkeelle vaikkapa yksinkertaisista paperipohjaisista prosesseista, joita on edelleen lähes joka toimialalla. Hanki sitä kautta ensimmäiset kokemukset digitalisaation tuomista hyödyistä käytännössä. Siitä on myöhemmin hyvä lähteä laajentamaan.
Lataa avuksesi johtajan opas työtapojen nykyaikaistamiseksi, josta löytyy konkreettisia vinkkejä kuin päästä eroon paperista.