Tulostamisen piilokuluihin ei säästöjä etsittäessä välttämättä kiinnitetä huomiota yrityksissä, sillä ne ei välttämättä nouse esille ilman selvitystyötä. Hallitakseen piilokuluja tärkein vaihe on tunnistaa ne omassa yrityksessään, ja nähdä niiden vaikutukset rahana.
Pienilläkin muutoksilla yrityksessä saadaan aikaan säästöjä. Kulujen karsimisen helpottamiseksi listasimme yleisimmät piilokulut ja muutamia ratkaisuehdotuksia. Tarjolla on myös tulostuksenhallintapalveluita, jossa hallinta voidaan ulkoistaa ja automatisoida. Varsinkin isommissa yrityksissä henkilöä kohden voidaan säästää satoja euroja, joka kompensoi helposti palveluun menneet kulut.
Tulostamisen tulisi sujua vaivattomasti niin, että yrityksen työntekijät voivat keskittyä tekemään varsinaisia töitään, tulostinongelmien ratkomisen sijaan. Tuottavuus kärsii, mikäli värit ovat loppu ja tulostimien huoltojen tilaaminen ja päivittäinen ylläpito on työntekijöiden harteilla.
Voit vähentää kuluja seuraavilla toimenpiteillä:
- valitse henkilöt, jotka vastaavat tulostimista
- tulostinvastaavien harteilla varmistaa, että paperia ja värejä on valmiina
- ulkoistamalla tai automatisoimalla tulostimienhallinnan voit säästää vieläkin enemmän
Tulostamisen ongelmat haukkaavat IT-tuen ajasta suuren osan, kun jopa 25% tukeen tulevista puheluista tai palvelupyynnöistä koskee tulostamista. Suuri määrä tulostimia palvelee harvoin käyttäjien todellisia tarpeita, vaikkakin saattaa vähentää kävelymatkaa lähimmälle tulostimille. Keskitetty tulostusympäristö palveluna tarkoittaa usein myös vähemmän IT:n päänsärkyä. tällöin myös IT voi keskittyä liiketoiminnan kehittämiseen.
Useiden tulostimien tarvikkeiden säilöminen vaatii varastointitilaa tai erillisen useamman tulostimen tulostinhuoneen. Tilavuokrat tulevat maksettavaksi vääjäämättä, joten tavaran turha varastointi kuluttaa sekä rahaa, että ympäristöä. Kuluja saat kuriin tilaamalla kerralla sopivan määrän tarvikkeita ja oikeaan aikaan.
Tulostamisella on vääjäämättä vaikutuksia ympäristöön - jätteen, energiankulutuksen ja tilankäytön osalta. Näitä kuluja on kuitenkin mahdollista vähentää sekä hallita tulostinympäristön optimoinnilla.
Ensimmäiseksi kannattaa tarkistaa voitko vähentää tulostimien määrää toimistossa. Tulostimien vähentämisen avulla saat tiloja vapautettua muuhun käyttöön sekä säästettyä paperia ja sähköä.
Tulostimien määrän optimoinnin jälkeen voidaan kuluja ja ympäristövaikutuksia vähentää paperinkulusta hallitsemalla.
Tulostimien ylläpitoon ja hankintoihin menee vääjäämättä aina jonkin verran aikaa ja rahaa. Tulostaminen kannattaa keskittää muutamiin monitoimilaitteisiin, jotka toimivat verkkotulostimina. Henkilökohtaisista tulostimia kannattaa vähentää optimoimalla tulostimien määrä yritykselle sopivaksi.
Kaipaatko vielä enemmän ideoita tulostamisen kulujen karsimiseen? Lataa ilmainen opas. Saat käytännönläheiset vinkit, jotka voit ottaa heti käyttöösi.